ショートカットキー

 

「ショートカットキーを使うと仕事が早くなるらしいけど、マウスを使ってしまう・・・」
「ショートカットキーを覚えたいけど、なかなか覚えられない・・・」

 

そんなことはありませんか?この記事では、ショートカットキーが便利なのは、知っている。そう、それはわかっているけれど、なかなか覚えられない、すぐに忘れてしまう。それでも、今よりもっとショートカットキーを使えるようになりたいのに、上手くいかない・・・

 

そんな悩みを抱えているあなたが、短期間でパソコンを上手に使いこなせるようになって、仕事を早く終わらせて、もっと家族との時間を増やせる!プライベートを楽しめる!そんな仕事を加速させるショートカットキーをお伝えします。パソコン初級者が身に付けておきたいショートカットを厳選して、かつ使用頻度の高い順に紹介していますので、ぜひこのまま読みすすめていってください!

 

目次 – 短期間で作業を効率化!よく使うショートカットキー一覧

1.ショートカットキーとは?簡単解説
■1-1.ショートカットキーってなに?
■1-2.ショートカットキーだけで残業が毎日1,2時間減った
■1-3.覚えたいけど、できません・・・

2.ショートカットキーをマスターするために知っておきたい3つのこと

■2−1.ショートカットキーを覚えれば、2日分トクする!
■2−2.なぜあなたはショートカットキー習得できないのか?
■2−3.根性を使うな!「覚え方」を変えろ
3.初心者はここから!必須ショートカットキー15

■3-1.徹底解説!ショートカットキー

 

4.仕事をさらに加速!頻出ショートカットキー

■4−1.ショートカットキー(Excel編)を習得する
■4−2.ショートカットキー(Word編)を習得する
■4−3.ショートカットキー(PowerPoint編)を習得する
■4−4.ショートカットキー(Outlook編)を習得する
■45.ショートカットキー(Windowsボタン編)を習得する
■4−6.ショートカットキー(Gmail編)を習得する

 

5.さらに仕事を加速させる方法

 

 

1.ショートカットキーとは?簡単解説

 

パソコン上で開いているエクセルなどのファイルを閉じるとき、どのようにしますか?

もしあなたが、マウスを使って、エクセルファイルの右上にある×をクリックするなら、あなたの仕事は、もっと改善できます。このまま読んでいってください

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■1-1.ショートカットキーってなに?

 

さて、マウスを使って、エクセルファイルの右上にある×をクリックする人が大半なのですが、仕事が人はショートカットキーを使います。

「ファイルを閉じる」という作業をパソコンのキーボードのCtrl + W を同時に押して、ファイルを閉じます。このように、「パソコン上で行っている作業」をマウスではなく、パソコンのキーボードだけで行う。ショートカットキーで仕事をこなせるようになるだけで、仕事は一気に加速します。

実は、ショートカットキーの多くは、パソコンに最初から割り当てられています。上級者になると、自分でショートカットキーを割り当てる方もいます。ショートカットキー習得者ならわかるのですが、マウスに気を取られず、パソコン作業に集中できるようになります。実際に、ショートカットキーを少しマスターするだけで、とんでもないほどの成果を出している方もいます。次で紹介していますので、読んでみて下さい。

 

■1-2.ショートカットキーだけで残業が毎日1,2時間減った

 

とある50代の営業サラリーマンの方は、ショートカットキーを仕事で全く使用してこなかったそうです。しかし、ショートカットキーを数十個習得すると、残業が毎日1,2時間程度削減するという結果を出しました。その結果、帰宅時間がとても早くなり、仕事のストレスが一気に減ったと喜んでいます。

このようにショートカットキーのポテンシャルはすさまじいため、外資系企業の中には、パソコンのマウスは付けるなと指導されるところもあるほどです。

正直、「マウスを付けるな」までやってしまう必要はありません。その理由も記載していますので、このまま読み進めてほしいのですが、それくらいの気合があれば、仕事の速度を一気にあげることができます。

 

■1-3.覚えたいけど、できません・・・

 

しかし、いざショートカットキーを覚えようとすると、一部の根気がある人しか覚えることができないのが、実情なのです。というのも、

 

・ショートカットキーは100個以上あって、どういう順番で覚えたらいいの?
・普段マウスを使っているから、どこにキーがあるのか、分かりません。
・正直、覚えなくても、マウス使えるからいいや

 

こんな原因があるから、継続ができず、挫折してしまうのです。この記事では、こんな障害を取り除いて、あなたがスムーズにショートカットキーを覚えることができるような手法を記載していますので、ぜひこのまま読み進めていってください。

 

 

2.ショートカットキーをマスターするために知っておきたい3つのこと

 

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様々な本でショートカットキーの重要性は、紹介されています。でも、それでもなかなか習得できない人も多いのが実情。ここでは、ショートカットキーをマスターするためにしっておきたいことを紹介していきます。これを知れば、自然とショートカットキーをマスターしたくなること間違いなしです。ぜひ、このまま読みすすめていってください

 

■2−1.ショートカットキーを覚えれば、2日分トクする

 

ショートカットキーを習得できない人が、続けられない理由として、ショートカットキーを覚えたときの効果が実感ができないということが挙げられます。簡単にいうと、ショートカットキーを15個習得したら仕事を大量に削減させることができます。では、どれくらい仕事を削減させることができるか検証してみましょう。

 

例えば「ファイルを閉じる」という作業を考えます。

 

[A] マウスを使用する場合は、 1回ファイルを閉じる度に、1.5秒かかる

==============================================

[1] 指をキーボードからマウスに移動させる 0.5秒
[2] マウスを画面右上に動かして×ボタンをクリックする 0.5秒
[3] マウスからキーボードに指を移動させる 0.5秒

==============================================

 

 

[B] ショートカットキーを使用する場合、 1回ファイルを閉じる度に、 0.5秒かかる

 

==============================================

[1]Ctrl + Wをタイプする 0.5秒

==============================================

 

つまり、ショートカットキーを習得すると、1秒程度の時間を節約できるわけですね。

 

次に、「ファイルを閉じる」という動作が、1時間に5回、1日のパソコン仕事が4時間、年間200日働くと仮定すると

 

節約できる時間 1秒/回

 

年間の「ファイルを閉じる」動作 5回/1時間 × 4時間/日 × 200日/年 = 4000回/年

したがって、1秒/回 × 4000回/年 = 4000秒/年 = 66.7分/年 削減することになります。

 

たった一つのショートカットキーで、66.7分/年削減できるので

 

これが、15個全て習得すると、

 

66.7分/年 × 15個 = 1000分/年 =16.7時間/年 削減することになります。

 

約2日分の時間をショートカットキーで削減することができます

 

もちろん個人差はありますが、あくまで推定です。しかし、1動作1秒の削減は、かなり少なめに見積もっていますので、実際には、この数値より高い削減効果が見込めるはずです。

 

■2-2.なぜショートカットキー習得できないのか?

 

どれだけ効果が高いと分かっていても、継続して、習得していくのは、なかなか難しいものです。ショートカットキーを継続したいけど、私のパソコン講師としての経験から、ショートカットキーが覚えられない人の悩みには、以下のようなものがあります。

 

・効果はわかっているけど、なかなか覚えることができない
・ショートカットキー覚えないといけない量が多い
・覚えても、すぐに忘れてしまう
・便利なショートカットキーが分かっていない
・タッチタイピングが上手にできないとショートカットキーがおぼつかない。

 

というのがあります。大切なのは、すべてのデメリットに対応するのではなく、この中で、最も大きな原因を特定して、そこに対策を打つことです。

この場合の本当の原因とは、

 

・ショートカットキー覚えないといけない量が多い

 

真の原因はこれです。この問題を解決すれば、他の問題もドミノ倒し的に解決します。では、どのように解決するのかを見ていきましょう。

 

■2−3.根性を使うな!「覚え方」を変えろ

 

ショートカットキーを断片的に覚えることで、効果が実感できない。

ショートカットキーを一気に覚えようとするから、全て中途半端になる。

これが、問題点です。これを解消して、ショートカットキーを効率的に習得していくには、80:20の法則を利用して、重要なショートカットキーにフォーカスして、覚える量を減らすことが本当のコツです。

 

このように、重要(=頻度高く使う) ショートカットキーを集中的に覚える。そうすることで、ショートカットキーの効果を実感を感じながら、どんどんショートカットキーを覚えることができます。

さらに加速させるには、作業の流れを全てショートカットキーで覚えると、さらに仕事を加速させることができます。こちらの方法は、詳細な紹介はしませんが、もしショートカットキーをどんどん習得していきたい方のために、いずれ紹介します。

 

ここでは、一連の作業でマスターする方法は、80;20の法則を利用したショートカットキー習得法を紹介していきます。

 

補足. 効率よく覚えるための最強のコツ「80:20の法則」

 

80;20の法則というのをご存知でしょうか?努力の20%が成果の80%につながるというものです。

例えば、営業売上の80%は、営業部門の上位20%がもたらしているという経験則です。ショートカットキーも同じです。ショートカットキーは100個以上ありますが、その中の20%で仕事で使う80%はカバーできます。頻度が低いものを習得するのに、時間をかければかけるほど、覚えるのが大変になってきます。2で紹介したものだけを覚えれば、それだけ、普通に仕事をしているより十分に加速しています。まずは、2で紹介したものを徹底的に覚えてましょう!

 

3.初心者はここから!必須ショートカットキー15

 

ここでは、まずはパソコン初心者が覚えたいショートカットキーを厳選して紹介しています。ショートカットキーの使用頻度、作業削減、で評価して、重要度が高い順に紹介していきます。もし、この15個を知らないのであれば、今すぐ使いこなせるようになることをお薦めします。それだけで、仕事の速度が圧倒的に加速します。

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■3-1.各ショートカットキーを解説

 

 

紹介したショートカットキーの詳しい使い方を紹介していきます。上から、覚えていきましょう。

 

No ショートカットキー 評価
1 Alt+Tabウィンドウ切り替え 使用頻度 ★★★★★
作業削減 ★★★★★
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このショートカットキーは、パソコンの下に並ぶ他のタスクをキーボードで選択するためのものです。多くの方が、マウスで他のファイルやファイルを選択していますが、これを覚えるだけで、すさまじく仕事が早くなります。今すぐ覚えて使いたいショートカットキーです。Altはずっと押した状態でTabを何度かタッチして、作業したいフォルダやファイルを選択しましょう。選択したら、Altを離しましょう。これで、移動できます。パソコンがどんな画面の時も使えます。超便利ですね。

 

No ショートカットキー 評価
2 Ctrl+C コピー 使用頻度 ★★★★★
作業削減 ★★★★☆
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選択している領域をコピーします。マウスの右クリックがやる方が多いですが、キーボードでやった方が便利です。

Copyで覚えましょう!

 

No ショートカットキー 評価
3 Ctrl+V 貼り付け 使用頻度 ★★★★★
作業削減 ★★★★☆
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コピーした選択領域、切り取った領域を貼り付けします。マウスの右クリックがやる方が多いですが、キーボードでやった方が便利です。

 

No ショートカットキー 評価
4 Ctrl+Z 直前の操作を元に戻す 使用頻度 ★★★★★
作業削減 ★★★★☆
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作業を間違えた時、CtrlとZを同時に押すと、間違える前に戻すことができます。これで、間違えてもマウスで戻る画面のカーソルを合わせたり、Backspaceを打つ必要がなくなります。

 

No ショートカットキー 評価
5 Win+D 常にデスクトップに移動できる 使用頻度 ★★★★☆
作業削減 ★★★★★
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パソコン講師をやっていて生徒の方が驚くショートカットキーです。パソコン上に沢山のファイルやフォルダを開いている時でも、デスクトップに瞬間移動できます。ファイルやフォルダを消さずに、一気にデスクトップに戻りたいときは便利です。

Desktopで覚えましょう

 

 

No ショートカットキー 評価
6 Ctrl+W ファイル/フォルダを閉じる 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★★★
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選択しているファイルやフォルダを閉じます。マウスでやろうとすると、右上の×ボタンをクリックする必要がありますが、キーボードでファイルを閉じることができるようになります。

 

No ショートカットキー 評価
7 Alt+F4 アプリケーションを終了 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★★★
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選択しているファイルのアプリケーションやフォルダを閉じます。Alt + F4とCtrl + Wは似ているようで、少し違います。違いは以下の通りです。

エクセルを開いているとき
Alt + F4 エクセルファイルを「全て」閉じます。
Ctrl+W エクセルの中で選択しているファイルのみを閉じます。

 

 

No ショートカットキー 評価
8 Win+→ 選択しているファイルを右に寄せる 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★★★
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選択しているファイルやフォルダを画面右半分に寄せます。

 

No ショートカットキー 評価
9 Win+← 選択しているファイルを左に寄せる 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★★★
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選択しているファイルやフォルダを画面左半分に寄せます。

 

No ショートカットキー 評価
10 Ctrl+X 切り取り 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★★☆
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選択している領域を切り取ります。マウスの右クリックでもいけますが、キーボードでやった方が便利です。

X:はさみで覚えましょう

 

No ショートカットキー 評価
11 Ctrl+P 印刷 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★★★☆
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選択しているファイルやウェブの印刷画面を呼び出します。

Printで覚えましょう

 

No ショートカットキー 評価
12 Ctrl+S 上書き保存 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★★★☆
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ファイルを上書き保存します。フリーズしたり、誤ってファイルを閉じてしまう可能性があるので、こまめにCtrl + Sでセーブしておくと良いですね。

Saveで覚えましょう

 

No ショートカットキー 評価
13 Ctrl+E 検索画面にカーソルを合わせる 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★★★☆
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ファイルの選択画面やウェブの画面で、検索をしたいときに、検索用テキストボックスに移動します

Exploreで覚えましょう

 

No ショートカットキー 評価
14 Alt+D URLやファイルアドレスを全選択 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★★★☆
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フォルダアドレス、ウェブのURLを一発選択できます。メールでフォルダアドレス、ウェブのURLを送るときは Alt+DでウェブのURLを選択、Ctrl+Cでコピー、Ctrl+Vで貼り付けで完結します。超便利です!

 

No ショートカットキー 評価
15 F2 ファイル/フォルダで選択している名称を変更 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★★★☆
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エクセルで選択しているセルを編集したり、フォルダやファイルの名称を変更します。フォルダやファイルはいちいち、マウスでダブルクリックする必要がなくなるので便利です。

 

4.仕事をさらに加速!頻出ショートカットキー

 

ショートカットキーを覚えるとき、全て覚えようとする方がいます。あまりおすすめしません。では、どうするか?よく使うショートカットキーに絞って習得するのが、ベストです。ここでは、社内パソコン講師をやっている私が、厳選して紹介しています。ここに記載してある分は、マスターして仕事を加速させましょう!

 

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■4−1.ショートカットキー(Excel編)を習得する

仕事でエクセルを使わない人は、いない。それほど使うアプリケーションです。ここでは、エクセルをサクッと使いこなすための、ショートカットキーを紹介していきます。

 

No ショートカットキー 評価
1 シート名変更 Alt O H R (順番にキーを押す) 使用頻度 ★★★★☆
作業削減 ★★★★☆

エクセルシートのシート名を変更することができます。いちいちマウスで移動する必要がなくなるので、マウスの煩わしさが消し飛びます。

 

No ショートカットキー 評価
2 行削除 Ctrl+ Spaceを押した後に、 – 使用頻度 ★★★★☆
作業削減 ★★★☆☆

Ctrl+ Spaceで、エクセルの行を選択できます。その状態で-を押すことで、選択している行を削除できます。いちいちマウスで選択する必要がなくなってかなり便利です。教えている人が、喜ぶショートカットキーの一つです。

 

No ショートカットキー 評価
3 行追加 Ctrl+ Space を押した後に、Ctrl + ; 使用頻度 ★★★★☆
作業削減 ★★★☆☆

Ctrl+ Spaceで、エクセルの行を選択できます。その状態でCtrl + ;を押すことで、選択している行の下に一行分、行を追加できます。いちいちマウスで選択する必要がなくなってかなり便利です。これも、教えている人が、喜ぶショートカットキーの一つです。

 

No ショートカットキー 評価
4 列削除 Shift+ Spaceを押した後に、 – 使用頻度 ★★★★☆
作業削減 ★★★☆☆

Shift+ Spaceで、エクセルの列を選択できます。(このとき、半角状態にしておくこと。全角だと選択してくれません。)  その状態で-を押すことで、選択している列を削除できます。

 

No ショートカットキー 評価
5 列追加 Shift+ Space を押した後に、Ctrl + ; 使用頻度 ★★★★☆
作業削減 ★★★☆☆

Shift+ Spaceで、エクセルの列を選択できます。(このとき、半角状態にしておくこと。全角だと選択してくれません。) 。その状態でCtrl + ;を押すことで、選択している列の右に一列分、列を追加できます。

 

No ショートカットキー 評価
6 格子 Alt H B A(順番にキーを押す) 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★☆☆

選択している部分に格子の線を引いてくれます。

 

No ショートカットキー 評価
7 左寄せ Alt H A L (順番にキーを押す) 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★☆☆

選択しているセルに記載されている文章を左寄せにします。

 

No ショートカットキー 評価
8 シート追加 Shift + F11 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★☆☆☆

選択しているエクセルシートの左にシートを1つ追加できます。マウスで選択する必要がなくなり、作業に集中できます

 

No ショートカットキー 評価
9 シート削除 Alt E R(順番にキーを押す) 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★☆☆☆

選択しているエクセルシートのシートを削除できます。マウスで選択する必要がなくなり、格段に楽に作業ができるようになります。

 

■4−2.ショートカットキー(Word編)を習得する

 

更新予定

 

■4−3.ショートカットキー(PowerPoint編)を習得する

 

更新予定

 

■4−4.ショートカットキー(Outlook編)を習得する

会社のメールがOutlook(アウトルック)の方も多いのではないでしょうか?ここでは、Outlook(アウトルック)をサクサク使いこなすための、ショートカットキーを紹介していきます。

No ショートカットキー 評価
1 Alt + S 送信する 使用頻度 ★★★★☆
作業削減 ★★★★☆

送信の度に、いちいち、「送信」ボタンをクリックする必要がなくなるため、マウスを触る回数が激減します!もちろん、メールを送る回数は、人によりけりですが、多ければ、多いほど、負担を減らしてくれます。ただし、ご送信には注意!メール送る(Send)で覚えましょう!

 

No ショートカットキー 評価
2 Esc メールやアドレス帳を閉じる 使用頻度 ★★★★☆
作業削減 ★★★★☆

読んでいるメールやアドレス帳を閉じるショートカットキーです。閉じたいとき、右上の×をクリックする必要がなくなるため、マウスを触る回数が激減します!Escは様々な場面で使えるので、色々と試してみるといいですね!

 

No ショートカットキー 評価
3 Alt + R 送信者に返信する 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★★☆

読んでいるメールの「返信する」のボタンをクリックしたときと同じことをするショートカットキーです。送信者のみに返信します。 返信したい時に、いちいち、「返信」ボタンをクリックする必要がなくなるため、マウスを触る回数が激減します!返信する(Reply)で覚えましょう!

 

No ショートカットキー 評価
4 Alt + L 全員に返信する 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★★☆

読んでいるメールを「全員に返信する」のボタンをクリックしたときと同じことをするショートカットキーです。全員に返信は、意外と使うので、覚えておくと便利ですね。全員(aLl)で覚えましょう!

 

No ショートカットキー 評価
5 Tab メール作成で、件名、宛先などを移動 使用頻度 ★★★☆☆
作業削減 ★★★★☆

メール作成では、宛先や件名を移動したいときが、けっこうあるので、かなり便利。ちなみにShift + Tabで逆方向に移動できるので、一緒に覚えておくと、さらに便利。ちなみに、aアウトルック以外の場面でも、Tabでの移動は可能です。まずは、アウトルックで慣れてから、ほかにも転用してみるといいですね!

 

No ショートカットキー 評価
6 Ctrl + Shift + I メール画面を受信トレイに切り替える 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★★★☆

予定表や送信済みトレイを開いているとき、メールがきたから、受信トレイに移動したい!そんなときのためのショートカットキーです。 「受信トレイ」ボタンをクリックして、移動する必要がなくなります受信トレイ(Inbox)で覚えましょう!

 

No ショートカットキー 評価
7 Ctrl + Y メールのトレイを移動するダイアログを表示 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★★★☆

送信済みトレイや下書きトレイに移動したいときのためのショートカットキーです。 「トレイ」を移動する際にマウスを使う必要がなくなります

 

No ショートカットキー 評価
8 Ctrl + E トレイ内の検索ボックスにカーソルを合わせる 使用頻度 ★★☆☆☆
作業削減 ★★★☆☆

昔のメールを検索したい時に、検索ボックスに移動する手間が省けます。意外と便利。ちなみにウェブで検索ボタンにカーソルを合わせたいときも同じショートカットキーでできます。けっこう覚えると転用できる。検索する(Explore)で覚えましょう!

 

No ショートカットキー 評価
9 Alt + F メールを転送する 使用頻度 ★☆☆☆☆
作業削減 ★★★☆☆

資料を宛先外の人に送りたい。そんなとき、「転送」ボタンをクリックする必要がなくなります。転送する(Forward)で覚えましょう!

 

No ショートカットキー 評価
10 Ctrl + 2 使用頻度 ★☆☆☆☆
作業削減 ★★★☆☆

アウトルックの予定表を確認したい。そんなとき、「予定表」をクリックする必要がなくなります。

 

 

■4−5.ショートカットキー(Windowsボタン編)を習得する

更新予定

 

■4−6.ショートカットキー(Gmail編)を習得する

 

更新予定

 

 

 

 

 

 

 

 

5.さらに仕事を加速させる方法

この記事では、ショートカットキーについて紹介をしましたが、パソコン仕事がはやい人は、もっと多くの技を使っています。世の中には、すぐに実践できるものから、習得が難しいものまで幅広く紹介されています。以下の記事では、覚えておいた方がいい情報に絞って、紹介していますので、ぜひ読み進めていいてください。すべてを同時に覚える必要はありませんが、少しずつ覚えて、仕事の速度を加速させていきましょう。