オフィス2016のエクセルでは、デフォルトの状態ではファイルの共有機能を使うことができません。
しかし、エクセルファイルの共有を行う人も多いです。
そこで、この記事ではオフィス2016のエクセルで共有機能を使うための方法を紹介します。
目次
オフィス2016のエクセルで共有機能を使うための手順
オフィス2016のエクセルでは、デフォルトで共有機能がついていません。
しかし、ある手順にしたがって操作すれば、共有機能をエクセル上部に表示させることが可能です。
その手順とは以下です。
[1] エクセルのリボン(上部)の「ファイル」をクリック
[2] 「オプション」をクリック
[3] 「リボンのユーザー設定」をクリック
[4] 「リボンユーザー設定(b)」を「メイン タブ」になっていることを確認
[5] 「校閲」が灰色(選択状態)にする(マウスで「校閲」をクリック)
[6] 「新しいグループ(N)をクリック」
[7] 「新しいグループ（ユーザー設定）が出現したことを確認
[8] 「リボンにないコマンド」の「ブックの共有（レガシ）」を選択
[9] 「追加(A)」をクリック
[10] 「新しいグループ（ユーザー設定）」に「ブックの共有(レガシ)」の追加を確認
[11] 「名前の変更(M)」をクリック
[12] 表示名を「ブックの共有」に変更
[13] 「OK」をクリック
[14] 「ブックの共有」に名称が変更されたのを確認
[15] 「OK」をクリック
それでは画像を使いながら一つずつ説明していきます。
[1]~[2]｜リボンのユーザー設定を開く
[3]~[6]｜校閲に新しいグループを追加する
[4] 「リボンユーザー設定(b)」を「メイン タブ」になっていることを確認
[5] 「校閲」が灰色(選択状態)にする(マウスで「校閲」をクリック)
[6] 「新しいグループ(N)をクリック」
[7]~[9]｜ブックの共有（レガシ）を追加
[8] 「リボンにないコマンド」の「ブックの共有（レガシ）」を選択
[9] 「追加(A)」をクリック
[10]~[11]｜ブックの共有（レガシ）の名前を変更
[11] 「名前の変更(M)」をクリック
「ブックの共有（レガシ）」という名前のままエクセルのリボンに表示されていい場合は、[10]~[13]の操作は不要です。
[12]~[13]｜ブックの共有に名前を変更
[13] 「OK」をクリック
「ブックの共有（レガシ）」という名前のままエクセルのリボンに表示されていい場合は、[10]~[13]の操作は不要です。
[14]~[15]｜ブックの共有を追加
[15] 「OK」をクリック
エクセル2016に共有機能が追加されたことを確認
上記の操作をすれば、以下のように「ブックの共有」が出現します。
上記赤枠の「ブックの共有」をクリックすると、以下のダイアログが出現します。
ブックの共有を行うには、以下の手順で操作します。
[2] 「OK」をクリック
これで、エクセル2007, 2010, 2013で使えたようなブックの共有をエクセル2016でも使用可能になります。
そもそもなぜ共有機能がデフォルトで使えなくなったのか？
共有機能がデフォルトで使えなくなった理由は、共同編集と呼ばれる機能が追加されたからです。
以下、マイクロソフト社のHPの記載です。
重要: “共有ブック” は複数のユーザーとブックで共同作業ができる古い機能です。この機能には多くの制限があるため、共同編集に置き換えられました。
つまり、これまでの共有機能（共有ブック）は共同編集は置き換えられたのです。
共同編集はExcel右上隅にある [共有]ボタンをクリックすることで使うことができます。
しかし、OneDrive上にファイルを保管したり、メールアドレスを入力したりしておかないといけません。
つまり、共同編集はメールアドレスを事前に登録しておくこと、Onedriveと呼ばれるマイクロソフトのクラウドサービスを使うこと、といった縛りがあるのです。
そのため、これまでの共有ブックに比べて使いづらいと感じる人も少なくないようです。
もし、会社で共有ブックを使用したいなら、ぜひここで紹介した共有機能を復活させる方法を試してみてください。