Excel×Outlook｜VBAでリマインドメール送信作業を効率化

仕事をしていると、顧客や社内向けにリマインドメールを送信したいときがあります。

たとえば、期日までにアンケートを提出していない人だけにメールを送信する場合です。

しかし1通1通リマインドメールを作成していると、作業に時間がかかってしまいます。

またメール作成中に入力ミスをしてしまうと、誤った情報を相手に送ってしまいかねません。

そのため単純作業にもかかわらず、確認作業などの負荷が大きくなってしまいます。

このときExcel VBAとOutlookを活用してリマインドメール作成を自動化すると処理を効率化できます。

そこでExcel VBA×Outlookを活用したVBAサンプルを紹介します。

それでは以下で詳しく紹介していきます。

Excel VBAでOutlookからリマインドメールを送信する作業を効率化する

このページでは、「メールアドレスを含んだ対象者一覧から、該当者に対してリマインドメールを送信するプログラム」を紹介します。

リマインドメールは個別にメール本文を作成したり、メール送信したりしていると、非常に時間のかかる作業です。

今回はあらかじめテンプレートを作成し、該当者の一覧を設定しておくことで、リマインド作業を効率化します。

以下で使い方の手順を紹介します。

手順1. リマインドメールの情報を入力

エクセルの「メール設定」シートにメール作成に必要な情報を入力します。

入力すべき内容は以下の4つです。

上記の4つを入力します。

手順2. メールに添付するファイルを保管

添付ファイルは、エクセルと同じフォルダに保管しておく必要があります。そうしないと、プログラムエラーが出ます。

また拡張子も含めて入力しないと正しく読み込まれません。画像の事例で言えば「.jpg」までエクセルに入力します。

なお添付ファイルはエクセル、ワード、PDFなどメール添付できるファイルは動作します。

手順3. メールアドレスを含んだ対象者一覧を作成

この事例ではエクセルの「メールリスト」にあらかじめ、リマインドメールの対象者を入力しておく必要があります。

このリストの情報をもとにリマインドメールを送信します。

そのため、メールアドレスが間違っていたり空欄だったりすると、メールを送信できません。ご注意ください。

もし間違えないように使いたい場合は、メール一覧をマスタデータからコピペをするなどの対策を打つとよいです。

手順4. リマインドメールが不要な人にはF列に「DONE」を入力

リマインドメールを送信しなくよい人には、F列に「DONE」を入力します。

リマインドメールは作業が完了している人へ送信する必要はありません。

この作業は手動ですが、リマインドメールが不要な人を仕分けするためにF列に「DONE」を入力します。

手順5. メール送信のVBAプログラムを実行

手順1～手順4の作業が完了したら、メール送信のVBA（マクロ）を実行します。

VBAを実行すると、対象者ごとにリマインドメールが作成され、Outlookを通じてメールを自動送信します。

ボタンにVBAプログラムを登録する方法

本ページではVBAプログラムをボタンに登録しています。

ボタンにVBAプログラムを登録することで、ボタンを押下しプログラムを実行することができます。

ボタンをVBAプログラムを設定したい場合は、以下で動画も交えて設定方法を紹介しているので、そちらをご覧ください。

それでは、以下でプログラムについて詳細を説明します。

VBA入りのエクセルファイルをダウンロード

以下で紹介しているVBAプログラムをそのまま使いたい人は、以下のフォームからダウンロードできます。

登録したメールアドレスへVBA入りのファイルを送信します。

本プログラムの内容をそのまま使用可能です。ぜひお仕事にお役立てください。

VBA作成前の2つの準備

ExcelでVBAを使うためにはいくつかの準備が必要です。

具体的には以下です。

上記の2つに関して、以下で説明します。

準備1. ExcelでVBAを使うための事前準備

Excelで、以下の2つの準備をします。

保存ファイルの拡張子変更、Excelの基本設定変更の2つです。

2つともで難しい作業はなく、それぞれ1分もあれば設定変更可能です。

上記に関しては、以下の記事で解説をしています。

もしVBAを使うための準備段階に不安がある人は上記をご覧ください。

この内容は以下の動画で紹介しています。

入門エクセルマクロの使い方｜マクロ作成から実行までを徹底解説

文字や画像だけで分かりづらい人は上記の動画をご覧ください。

準備2. Outlookを使うための事前準備

Excel VBAでOutlookのメールを操作するためのプログラミングに入る前に、VBAの設定を変更しておく必要があります。

実はVBAのデフォルト設定の場合、メール送信操作はできません。

なぜなら参照設定が変更だからです。参照設定とは機能拡張させることです。

参照設定を変更することで、Outlookでのメール送信が可能になります。

この記事で紹介するプログラムを使えるようにするには、以下の2つの参照設定を変更します。

「Microsoft Outlook XX.0 Object Library」にチェックを入れることで、Outlook操作の設定ができるようになります。

「Microsoft Outlook XX.0 Object Library」と記載しましたが、「XX.0」は15.0などの数値が入っています。

「Microsoft Outlook XX.0 Object Library」は1種類しかないはずので、それにチェックを入れます。

「Microsoft Scripting Runtime」にチェックを入れることで、添付ファイルを保存するフォルダを作成することができるようになります。

VBAの参照設定の方法

以下、具体的な設定方法を紹介します。

詳細はこちらの画像の通りです。

手順1.VBEを開いて頂いて、「ツール」→「参照設定」

手順2.Microsoft Outlook 15.0 Object Libraryのライブラリにチェックを入れて、OKをクリック

ここでは「Microsoft Outlook 15.0 Object Library」としていますが、「15.0」は16.0などの数値が入っています。

お使いのExcelによっては、15.0以外の数値が入っている場合があります。その場合、一番大きな数値のもの（1つしかないですが）にチェックを入れるようにします。

手順3.Microsoft Scripting Runtimeのライブラリにチェックを入れて、OKをクリック

上記の設定をしていないと、本事例で紹介しているOutlookメール操作の事例は動作しません。必ずチェックを入れるようにします。

それでは、以下でプログラムについて詳細を説明します。

VBAのプログラムソース解説

今回紹介するプログラムの概要は以下です。

それでは、以下でプログラムを詳しく説明していきます。

プログラム0｜変数宣言の指定

「Option Explicit」とは、変数宣言を強制するためのものです。

これを入れておくと、変数を定義していない場合、エラーが出ます。

つまり、「Option Explicit」を入力しておくことで、たとえば「Dim i」をあらかじめ入力しないと、「i」という変数を使えません。

もし「Option Explicit」を入力しているのに、「Dim i」を書かずに「i = 1」と書くと、エラーメッセージが表示されます。

実は、この機能はあくまでオプションです。「Option Explicit」を入力しなくても、プログラムは動きます。

しかし、これを入れておくことで、変数の誤記によるエラーを防止することができます。

結果的に、プログラム作成速度が上がるので、「Option Explicit」を入力することを習慣化することをオススメします。

プログラム1｜プログラム開始

「Sub RemindMail()」のプログラムを開始することを意味します。

VBAではプロシージャという単位でプログラムを呼び出します。

プロシージャの構文は下記となっています。

「Sub」で始まり「End Sub」で終わります。

「Sub XXXX」の「XXXX」の部分がプロシージャ名です。

このプロシージャ名はあらゆる文字（アルファベット、ひらがな、漢字、数字など）が使用可能です。

ただし、プロシージャ名の先頭は数字を入れるとエラーとなります。

あとで見たときに、「何のプログラムだったのか？」とならないようにするためです。

なお、「()」の中には何も記入されていません。これは引数なしという意味です。

初心者の内は、引数ということが分からなくてもVBAプログラムを書くことは可能です。

興味があれば、「VBA 引数」で検索して調べてみてください。

プログラム2｜変数設定

変数を設定します。詳しくは以下です。

iはLong(整数)型で定義します。エクセルのメールリストを1行ずつ読み込むときに使用します。

status, username, mailaddress, ccaddressはString(文字列)型で定義します。

statusはF列「状況」を取得し、リマインドメールの送信ON/OFFを切り替えるために使用します。

usernameは、usernameはエクセルのC列の値を取得し、メール本文の中で「{名前}」部分に挿入させるために使用します。

mailaddressはメールアドレス(to宛先)として使用します。

ccaddressはメールアドレス(cc宛先)として使用します。

プログラム3｜各シートのデータ取得

メールリストをws1、メール設定をws2として設定します。

プログラム4｜最終行を取得

cmaxは、シート「メールリスト」のA列の最終行を取得します。

今回はセルA15がA列の最終行のため、cmax=15です。実際にプログラムを検証すると以下のとおりです。

プログラム5で、このcmaxを使ってメールリストの一覧を配列として取得します。

プログラム5｜セル範囲を取得

myrange1をvariant型で変数設定します。

セルA2:F15の内容をmyrange1として格納します。プログラム4でcmax=15を取得しているため、F15までがデータ取得範囲です。

なおmyrange1は2次元配列としてデータを取得しています。

実際に、どのような値が格納されているかを以下のプログラムで検証してみます。

上記のようになります。

このようにエクセルに入力された値をmyrange1で取得します。このmyrange1はメール送信情報を入力するときに使用します。

配列処理に対しては以下のページで事例をもとに紹介しています。

興味がある人はご覧ください。

プログラム6｜「メール設定」シートのデータ取得

「メール設定」シートに入力した値を取得します。

取得する値は以下のとおりです。

以下で詳しく説明します。

1. kigen：セルB2「期限」

kigenはDate(日付)型で定義しているので、セルB2の値がyyyy/mm/ddの日付形式でない場合はエラーとなります。

たとえば「四月三十日」のような漢字は文字列として処理されるため、正しく処理されません。

このkigenは件名、本文で{期限}の部分に挿入されます。

2. subject：セルB3「件名」

subjectはセルB3の値を取得し、メール件名として使用されます。

「subject = Replace(subject, “{期限}”, kigen)」のプログラムにより、{期限}の部分は変数kigenで取得した日付が挿入されます。

3. mailbody：セルB4「本文」

mailbodyはセルB4の値を取得し、メール本文として使用されます。

{名前}、{期限}という部分がありますが、この2つは後半のプログラムで名前と期限が挿入されます。

4. attachedfile：セルB5「添付ファイル名」

attachedfileはセルB5の値を取得し、メール添付用のファイルを取得します。

添付ファイルが不要である場合は、セルB5を空欄にしておきます。

なお添付ファイルはエクセルファイルと同じフォルダに保管しておかないとエラーが出現しますので、注意が必要です。

プログラム7｜Outlookを起動

「Dim OutlookObj As outlook.Application」で、outlook起動用の変数をOutlookObjとして変数定義を行います。

「Set OutlookObj = CreateObject(“Outlook.Application”)」でOutlookを起動します。

「Dim myMail As outlook.MailItem」で、outlookで作成するメールをmyMailとして変数定義します。

プログラム8｜「メールリスト」シートのデータを各行ごとに処理

プログラム5で取得した配列を1つずつ処理をしていきます。

エクセルの「メールリスト」の2行目「Lbound(myrange1)」から最終行(15行目)「Ubound(myrange1)」まで一行ずつ処理を実行します。

なおLbound(myrange1)とUbound(myrange1)は以下の値です。

配列myrange1は、1要素目にエクセル2行目のデータが、14要素目にエクセル15行目のデータがそれぞれ保存されています。

これは配列として格納したとき、配列の要素番号とエクセル行数が1ずれているために発生するズレです。

For Next文は以下で事例を交えながら解説しています。

さらに詳しく知りたい方は上記のリンクをご覧ください。

プログラム9｜F列が「DONE」でないならば処理を実行

変数stausに、F列「状況」の値を取得します。

statusが「DONE」であれば、リマインドメールを通知します。

なおIf文は以下で事例を交えながら解説しています。興味がある人はご覧ください。

プログラム10｜名前、メールアドレスを取得してメール情報を書き換える

「メールリスト」シートの情報から、メール作成に必要な情報を取得します。

具体的には以下の3つを取得します。

以下で詳しく説明します。

1. username：配列i行目,3列目(C列)の要素を取得

usernameに配列myrange1の(i,3)の要素を入れ込みます。要はエクセルのC列の値をusernameとして取得します。

そしてmailbody(プログラム6)の{名前}をusernameで、{期限}をkigen(プログラム6)でそれぞれ置換します。

そうすることで、mailbody(メール本文)に名前と期限を挿入することができます。

2. mailaddress：配列i行目,4列目(D列)の要素を取得

mailaddressに配列myrange1の(i,4)の要素を入れ込みます。

このメールアドレスが宛先(to)となります。

3. ccaddress：配列i行目,5列目(E列)の要素を取得

mailaddressに配列myrange1の(i,5)の要素を入れ込みます。

このメールアドレスが宛先(cc)となります。

プログラム11｜Outlookメールを作成

Outlookメールを作成し、myMailとします。

ここで作成したOutlookメールはPCの裏側で動いているので、PC画面上には出てきません。

プログラム12｜メール内容を作成

メールの内容を入れこんでいきます。

myMailのフォーマット設定を3にする。1,2,3を設定することができ、以下の3つから選択することができます。

1. プレーン
2. HTML
3. リッチテキスト

今回はファイルを添付することも想定するため、3:リッチテキストのフォーマットを選択します。

myMailのTO宛先をmailaddressにします。

mailaddressはプログラム10で取得した内容で、「メールリスト」シートのD列の値です。

myMailのCC宛先をmailaddressにします。

mailaddressはプログラム10で取得した内容で、「メールリスト」シートのE列の値です。

リマインドメールが上司も通知されるようにしています。

なおここは空欄でも問題ありません。

myMailの件名をsubjectにします。これがメールの件名です。

subjectはプログラム6で取得した内容です。

myMailの本文をmailbodyにします。mailbodyはプログラム10で取得した内容です。

プログラム13｜添付ファイルがあればメールに添付

添付ファイルがあれば、メールに添付します。

本事例ではセルB5に「添付ファイル.jpg」と入力しています。よって、エクセルファイルの保存フォルダの「添付ファイル」をメール添付します。

「myMail.Attachments.Add (ThisWorkbook.Path & “\” & attachedfile)」としているため、エクセルファイルと同じフォルダに「添付したいフォルダ」が存在しないとエラーが出ます。ご注意ください。

もし添付ファイルがない場合は、セルB5は空欄にしておきます。セルB5が空欄であれば、プログラム6でattachedfileに値が入らないため、このプログラムはスキップされます。

プログラム14｜メール送信

「myMail.Display」でmyMailで作成したメールを表示します。誤送信を防ぐために、敢えてメールを表示しています。

「Application.Wait Now() + TimeValue(“00:00:03”)」で表示されたメールを確認できるようにしています。この処理を入れることで、メールをPCに表示後、3秒後にメール送信されます。

「myMail.Send」でmyMailで作成したメールを送信します。以下のようにコメントアウトすることでメール送信しないことも可能です。

上記のようにコメントアウトすることで、メール表示のプログラムだけを実行させることもできます。

確認なしで送信するのに抵抗がある人は上記のようなコメントアウトを行うことをお勧めします。

プログラム15｜オブジェクト解放

メール作成で使用したOutlookのオブジェクト解放を行います。

プログラム16｜プログラム終了

プログラム1と対になるプログラムです。プログラム終了させる記載です。

「End Sub」を読み込むと、プログラムが終了します。

プログラムの解説はここまでです。

Excel VBAについて詳しく理解したいなら

VBAを活用すると、仕事を効率化できる幅を広げることができます。

たとえば私が実際にVBAを活用して効率化してきた作業は以下の記事で紹介しています。

興味がある人は以下の記事もご覧ください。

動画でも解説しています。

エクセルマクロVBAで出来ることを15の事例で紹介｜日常業務をラクにするヒントを見つけよう！

(音声が小さいので、ボリュームを上げてご覧いただければと思います)

VBAの勉強方法

私はプログラミング初心者からVBAを勉強を始めて少しずつレベルアップしていきました。

成長の過程は以下で紹介しています。

私がVBAを習得するまでにやったこと

学習の過程では、意識すべきポイントがあります。

特に独学の場合だと、勉強を優先してしまい、肝心な実践を疎かにしがちです。

私の経験では、実践から逆算した勉強が必要だと考えています。

目指すべきは会社でお金をもらいながら勉強することです。

要はVBAを仕事の一つとして上司に認めてもらうのです。

そうすればわざわざ高いお金を払って勉強をする必要がなくなります。

しかも作業を自動化して、会社やチームに貢献しつつ、自らのスキルアップできます。

そのために必要な考え方を以下で紹介しています。

VBAを作成するときに覚えておきたいコツ

とはいえ、プログラミング初心者でVBAについて知識ゼロの人もいるはずです。

いきなり会社でVBAで使うことさえ、とてつもなくハードルが高く見えてしまうものです。

その場合は、VBAの基本について学ぶ必要があります。

たとえば車の運転も慣れてしまえば、たいしたことではありません。

しかし教習所で運転の基本を学び、免許を取得することで、公道で運転できるようになります。

VBAも同じです。VBAに免許はありませんが、まずは基本を学ばないことには会社で使えるレベルにはなりません。

実際に私もプログラミング初心者のときは、動画を見たり書籍を読んだりして勉強しました。

今はオンラインの教材で無料で学習できるものも多いです。

上記のリンクでは、私の経験から勉強にオススメの教材を紹介しています。

興味がある人はご覧ください。

VBAを自分で書けるようになる

さて、本記事で紹介したマクロを利用すれば、作業の自動化が可能になります。

しかしデメリットもあります。それはカスタムできないことです。

なぜなら、色々な要望が増えるからです。

この動画を見たとき、「もっと○○ができるのでは？」や「ここはなんとかならないのか」と感じる人は少なくないはずです。

例えば、「他の条件を付け加えたい」や「日付毎に条件を変えたい」といった要望が出るかもしれません。

このような要望を満たすには、マクロを勉強して自力でマクロを編集できるようになる必要があります。

もし、自力でマクロを編集できるようになれば、今より仕事の効率はグッと上がります。

実際、私も自力でマクロを書けるようになってからは、仕事の生産性が一気に上がりました。

他の人が30分～1時間かけて行う仕事が、ボタン一つで終わらせることができるようになったのです。

その結果、周囲からの信頼も増し、仕事で高い評価を得られるようになりました。

ただ、要望に応えるようになるためには、マクロを学ぶ必要があります。

まずは無料でマクロを勉強してみる

ウェブや書籍で勉強すれば、マクロを習得できると考えている人は少なくありません。

しかし、仕事で使えるマクロを習得したいなら、仕事で使える部分に特化した教材で学ぶことをお勧めします。

なぜなら、ウェブや書籍には仕事に関係しない部分まで提供していることが多いからです。

例えば、マクロ初心者なのに配列を学ぼうとする人がいます。実は配列なしでも仕事で使えるマクロを書くことは可能です。

しかし、マクロ初心者ほど「全ての知識が必要だ」と考えて、無駄な学習に時間を使ってしまうのです。詳しくは、こちらの記事で紹介しています。

そこで、私がお勧めするのは仕事に直結するマクロ教材です。とくにお勧めするのは、こちらの無料オンライン動画です。

なぜなら、仕事に直結する部分に絞って、エクセルマクロを学ぶことができるからです。

マクロの作り方・考え方から解説しているので、教材をしっかり学べばここで紹介したマクロをゼロから書けるようになります。

マクロ初心者が、仕事に直結したいマクロを学ぶなら、まずはこちらの無料オンライン動画を試すのがいいです。

興味がある人は、まずは無料でエクセルマクロの勉強を始めてみてください。

もっと学びたいと感じたら、さらに深く勉強をしてみることをお勧めします。