VBAを使って議事メモ作成を効率化するツールを紹介します。
議事メモの作成そのものを効率化するというよりは、議事メモのテンプレートをVBAで呼び出し、所定のフォルダに保管する作業をVBAで自動処理させます。
これにより、毎回同じフォーマットの議事メモのテンプレートを使用できること、後で議事メモをフォルダから探す手間が省くことができること、といった恩恵を受けることができます。
・ミーティングごとに議事メモの保管先を分ける
・VBA入りのエクセルファイルをダウンロード可能
それでは以下で詳しく紹介していきます。
目次
- 1 VBAで議事録メモ(Word)をコピーして作業効率化｜一覧にしてファイル整理整頓
- 2 このツールの2つのメリット
- 3 VBA入りのエクセルファイルをダウンロード
- 4 VBA作成前の3つの事前準備
- 5 VBAのプログラムソース解説
- 5.1 プログラム0｜変数宣言の指定
- 5.2 プログラム1｜プログラム開始
- 5.3 プログラム2｜FileSystemObjectの設定
- 5.4 プログラム3｜シート設定
- 5.5 プログラム4｜今日の日付をyyyy-mm-ddで取得
- 5.6 プログラム5｜今日の日付と取引先を文字列で結合
- 5.7 プログラム6｜フォルダが存在するかチェックして新しいフォルダを作成
- 5.8 プログラム7｜議事メモテンプレートのパス取得
- 5.9 プログラム8｜議事メモをコピー先のパスを取得
- 5.10 プログラム9｜議事メモをファイルコピー
- 5.11 プログラム10｜ws1の最終行を取得
- 5.12 プログラム11｜議事録リストの情報を出力
- 5.13 プログラム12｜Word(議事メモ)を開く
- 5.14 プログラム13｜議事メモをウィンドウの最前面に表示
- 5.15 プログラム14｜オブジェクト解放
- 5.16 プログラム15｜プログラム終了
- 6 Excel VBAについて詳しく理解したいなら
- 7 VBAを自分で書けるようになる
VBAで議事録メモ(Word)をコピーして作業効率化｜一覧にしてファイル整理整頓
今回は以下の手順でダイアログからファイル名を取得するプログラムを作っていきます。
手順1. 議事メモのテンプレートを準備
手順2. エクセルを開いて、取引先名を入力
手順3. VBAプログラムを実行
以下で詳しく説明していきます。
手順1. 議事メモのテンプレートを準備
今回は上記のような議事メモを用意しました。
人によっては、社内でフォーマットがあったり使いやすい議事録のテンプレートがあったりするかもしれません。
そのため、ここで設定している議事メモに拘る必要はありません。
もし必要であれば、ご自身の好みの議事メモに差し替えても良いです。
その場合は、ファイル名はこのページで紹介しているものと同じにすれば、プログラムは動作します。
手順2. エクセルを開いて、取引先名を入力く
エクセルファイルを開いて、セルC3に取引先名を入力します。
ここは取引先名としていますが、この取引先名は、後で誰とMTGしたときの議事メモかを分かるようにするためのIDのようなものです。
そのため社内のMTGであれば、それが分かるような記載をすれば問題ありません。
また取引先名に拘る必要もありません。
手順3. VBAプログラムを実行
VBAを実行します。
そうすると、新しいフォルダに作成して、新しい議事メモをそのフォルダに作成します。
またそのフォルダはエクセルのハイパーリンクからアクセスできます。
ボタンにVBAプログラムを登録
上記の画像では、VBAプログラムをボタンに登録しています。
ボタンにVBAプログラムを登録することで、ボタンを押下しプログラムを実行することができます。
ボタンをVBAプログラムを設定したい場合は、以下で動画も交えて設定方法を紹介しているので、そちらをご覧ください。
このツールの2つのメリット
このページで紹介するVBAプログラムは、議事メモ作成そのものを自動化したり、AIが議事メモ作成を代行したりするものではありません。
プログラムでやっていることは、議事メモのテンプレートをVBAで呼び出し、所定のフォルダに保管する作業をVBAで自動処理させています。
これにより、得られるメリットは以下の2つです。
2. 過去の議事メモにエクセル一覧からアクセスできる → 後で議事メモを探す手間がかからない
1. ボタン一つで議事メモの作成できる
議事メモのテンプレートを事前に準備しておけば、エクセルに設置したボタンから議事メモを作成することができます。
議事メモはファイル名を変更したり、所定のフォルダに保管したりする作業があります。
しかしVBAでファイル名は自動で付番され、所定フォルダに自動で保管されます。
このような準備作業がボタン一つで実行できます。
2. 過去の議事メモにエクセル一覧からアクセスできる
MTG終了後、数ヶ月経過した後で過去の議事メモを探すことがあります。
このとき、どこのフォルダに保管したのか分からなくなったり、どのファイルが対象となる議事メモか見分けがつかなくなったりしてしまうものです。
しかし、このVBAプログラムで議事メモ作成を仕組み化すれば、エクセルの一覧から議事メモにアクセスできるようになります。
その結果、過去の議事メモへのアクセスが簡単になり、議事メモを探す手間をカットできます。
上記のようなメリットがあるため、議事メモの準備は自動化しておくと便利です。
VBA入りのエクセルファイルをダウンロード
以下で紹介しているVBAプログラムをそのまま使いたい人は、以下のフォームからダウンロードできます。
登録したメールアドレスへ「VBAプログラムが含まれたエクセル」を送信します。
本プログラムの内容をそのまま使用可能です。ぜひお仕事にお役立てください。
それでは、以下でプログラムについて詳細を説明します。
VBA作成前の3つの事前準備
ExcelでVBAを使うためにはいくつかの準備が必要です。
具体的には以下です。
2. フォルダを扱うための事前準備
3. Wordを扱うための事前準備
上記の2つに関して、以下で説明します。
1. ExcelでVBAを使うための事前準備
Excelで、以下の2つの準備をします。
2. 開発タブを追加
保存ファイルの拡張子変更、Excelの基本設定変更の2つです。
2つともで難しい作業はなく、それぞれ1分もあれば設定変更可能です。
上記に関しては、以下の記事で解説をしています。
もしVBAを使うための準備段階に不安がある人は上記をご覧ください。
この内容は以下の動画で紹介しています。
入門エクセルマクロの使い方｜マクロ作成から実行までを徹底解説
文字や画像だけで分かりづらい人は上記の動画をご覧ください。
2. フォルダを扱うための事前準備
この事例ではフォルダを操作するために、FileSystemObjectを活用します。
FileSystemObjectを使用する場合、VBAの参照設定を変更しておく必要があります。参照設定とは、機能拡張させることです。
FileSystemObjectを使用するために以下の参照設定を変更します。
これでフォルダやファイルの情報を取得することができるようになります。
設定方法の詳細は以下のページで紹介しています。
3. Wordを扱うための事前準備
この事例ではWordファイルを操作します。
Wordを使用する場合、VBAの参照設定を変更しておく必要があります。
そこで、以下の参照設定を変更します。
これでWordの情報を取得することができるようになります。
参照設定は、VBEのリボン「ツール」→「参照設定」で設定を変更できます。
VBAのプログラムソース解説
今回紹介するプログラムの概要は以下です。
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'プログラム0｜変数設定の指定 Option Explicit 'プログラム1｜プログラム開始 Sub CreateMinute() 'プログラム2｜FileSystemObjectを設定 Dim fs As FileSystemObject Set fs = New Scripting.FileSystemObject 'プログラム3｜シート設定 Dim ws1 As Worksheet Set ws1 = ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1") 'プログラム3｜取引先を取得 Dim torihiki As String torihiki = ws1.Range("B3").Value 'プログラム4｜今日の日付をyyyy-mm-ddで取得 Dim hiduke As String hiduke = Format(Date, "yyyy-mm-dd") 'プログラム5｜今日の日付と取引先を文字列で結合 Dim str As String str = hiduke & "_" & torihiki 'プログラム6｜フォルダが存在するかチェックして新しいフォルダを作成 Dim folderpath As String, newfolderpath As String folderpath = ThisWorkbook.Path & "\00_議事録リスト" newfolderpath = folderpath & "\" & str If fs.FolderExists(folderspec:=newfolderpath) = False Then fs.Createfolder newfolderpath End If 'プログラム7｜議事メモテンプレートのパス取得 Dim wordpath As String wordpath = ThisWorkbook.Path & "\10_議題メモテンプレート.docx" 'プログラム8｜議事メモをコピー先のパスを取得 Dim newwordname As String, newwordpath As String newwordname = str & "_議事メモ.docx" newwordpath = newfolderpath & "\" & newwordname 'プログラム9｜議事メモをファイルコピー fs.CopyFile Source:=wordpath, Destination:=newwordpath 'プログラム10｜ws1の最終行を取得 Dim cmax As Long cmax = ws1.Range("A65536").End(xlUp).Row 'プログラム11｜議事録リストの情報を出力 ws1.Range("A" & cmax + 1).Value = cmax - 7 ws1.Hyperlinks.Add anchor:=ws1.Range("B" & cmax + 1), Address:=newfolderpath, TextToDisplay:=str 'プログラム12｜Word(議事メモ)を開く Dim wdapp As Word.Application Set wdapp = New Word.Application wdapp.Visible = True Dim wddoc As Word.Document Set wddoc = wdapp.Documents.Open(newwordpath) 'プログラム13｜議事メモをウィンドウの最前面に表示 Call AppActivate(newwordname & " - Word") 'プログラム14｜オブジェクト解放 Set wddoc = Nothing Set wdapp = Nothing Set fs = Nothing 'プログラム15｜プログラム終了 End Sub |
以下で詳しく説明しています。
プログラム0｜変数宣言の指定
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Option Explicit |
「Option Explicit」とは、変数宣言を強制するためのものです。
予期しないエラーを防止できるため「Option Explicit」を入力することを習慣化することを推奨しています。
詳しい説明は以下のページで紹介しています。
プログラム1｜プログラム開始
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Sub CreateMinute() |
「Sub CreateMinute()」のプログラムを開始することを意味します。
VBAではプロシージャという単位でプログラムを呼び出します。
プロシージャの構文は下記となっています。
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Sub プロシージャ名() '実行プログラム End Sub |
「Sub」で始まり「End Sub」で終わります。
「Sub XXXX」の「XXXX」の部分がプロシージャ名です。
このプロシージャ名はあらゆる文字（アルファベット、ひらがな、漢字、数字など）が使用可能です。
ただし、プロシージャ名の先頭は数字を入れるとエラーとなります。
あとで見たときに、「何のプログラムだったのか？」とならないようにするためです。
なお、「()」の中には何も記入されていません。これは引数なしという意味です。なお、プログラム2-1では引数を受け取ってプログラムを実行します。
初心者の内は、引数ということが分からなくてもVBAプログラムを書くことは可能です。
興味があれば、「VBA 引数」で検索して調べてみてください。
プログラム2｜FileSystemObjectの設定
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Dim fs As Scripting.FileSystemObject Set fs = New Scripting.FileSystemObject |
FileSystemObjectは、ファイルやフォルダを操作するときに使うオブジェクトです。
本事例ではFileSystemObjectをfsという変数として扱います。
変数fsは定義するだけではなく、「Set fs = New Scripting.FileSystemObject」と記入して使えるようになります。
これを忘れてしまうことが多いので、注意が必要です。
FileSystemObjectに関する注意点
参照設定にて、Microsoft Scripting Runtimeを設定に入れておく必要があります。
設定を忘れると動作しませんので、事前に設定を変更しておく必要があります。
なお、FileSystemObject以外にもフォルダを操作する方法はあります。しかしFileSystemObjectを使えば、ファイルとフォルダを両方操作できるので、覚えることが少なくて済みます。
細かいことを覚えるのが面倒な人は、ファイルやフォルダを操作するときはFileSystemObjectを使うと覚えておくといいです。
FileSystemObjectについては以下で詳しく説明していますので、ご覧ください。
プログラム3｜シート設定
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Dim ws1 As Worksheet Set ws1 = ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1") |
変数wsをWorksheet(ワークシート)型で定義し、Excelのシート「Sheet1」を設定します。
なお「ThisWorkbook.Worksheets(“Sheet1”)」とすることで、VBAプログラムが含まれるエクセルファイルの「Sheet1」と細かく指定することができます。
プログラム4｜今日の日付をyyyy-mm-ddで取得
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Dim hiduke As String hiduke = Format(Date, "yyyy-mm-dd") |
変数hidukeを設定して、今日の日付(Date)を「yyyy-mm-dd」として取得します。
Debug.Printでの検証結果
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Dim hiduke As String hiduke = Format(Date, "yyyy-mm-dd") Debug.Print hiduke >>>2021-06-03 |
これで今日の日付をyyyy-mm-dd型で取得できます。
プログラム5｜今日の日付と取引先を文字列で結合
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Dim str As String str = hiduke & "_" & torihiki |
プログラム3とプログラム4で取得したhidukeとtorihikiの値を文字列で結合します。
Debug.Printでの検証結果
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Dim str As String str = hiduke & "_" & torihiki Debug.Print str >>>2021-06-03_パソコンスキルの教科書 |
ここで設定したstrを議事メモのファイル名とします。
プログラム6｜フォルダが存在するかチェックして新しいフォルダを作成
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Dim folderpath As String, newfolderpath As String folderpath = ThisWorkbook.Path & "\00_議事録リスト" newfolderpath = folderpath & "\" & str If fs.FolderExists(folderspec:=newfolderpath) = False Then fs.Createfolder newfolderpath End If |
「00_議事録フォルダ」内に、プログラム5で設定したstrと同じ名前が既にあるかどうかをチェックします。
フォルダがなければ、新しいフォルダを作成します。
フォルダが存在するかどうかチェックする事例は、以下のページで詳しく紹介しています。
プログラム7｜議事メモテンプレートのパス取得
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Dim wordpath As String wordpath = ThisWorkbook.Path & "\10_議題メモテンプレート.docx" |
エクセルと同フォルダに存在する「10_議題メモテンプレート.docx」のパスを取得します。
Debug.Printでの検証結果
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Dim wordpath As String wordpath = ThisWorkbook.Path & "\10_議題メモテンプレート.docx" Debug.Print wordpath >>>D:\Website_パソコンスキルの教科書\309_VBA_Word\Word_02_議事録作成ツール\10_議題メモテンプレート.docx |
これで議事メモテンプレートのWordファイルパスを取得できました。
プログラム8｜議事メモをコピー先のパスを取得
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Dim newwordname As String, newwordpath As String newwordname = str & "_議事メモ.docx" newwordpath = newfolderpath & "\" & newwordname |
newwordnameで議事メモの新しいファイル名を設定します。
newwordpathで議事メモのコピー先のパスを取得します。
Debug.Printでの検証結果
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Dim newwordname As String, newwordpath As String newwordname = str & "_議事メモ.docx" newwordpath = newfolderpath & "\" & newwordname Debug.Print "newwordname:" & newwordname Debug.Print "newwordpath:" & newwordpath >>>newwordname: >>>newwordpath: |
これで議事メモテンプレートのWordファイルのコピー後のファイル名を保管パスを設定しました。
プログラム9｜議事メモをファイルコピー
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fs.CopyFile Source:=wordpath, Destination:=newwordpath |
FileSystemObjectのCopyFileメソッドで、議事メモのファイルをコピーします。
これにより、議事メモテンプレートをプログラム8で設定したファイル名でコピーできます。
プログラム10｜ws1の最終行を取得
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Dim cmax As Long cmax = ws1.Range("A65536").End(xlUp).Row |
ws1のA列の最終行をcmaxとして取得します。
Debug.Printの検証結果
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Dim cmax As Long cmax = ws1.Range("A65536").End(xlUp).Row Debug.Print cmax >>>cmax:7 |
A列の最終行はA7なので、cmax=7となります。
プログラム11｜議事録リストの情報を出力
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ws1.Range("A" & cmax + 1).Value = cmax - 7 ws1.Hyperlinks.Add anchor:=ws1.Range("B" & cmax + 1), Address:=newfolderpath, TextToDisplay:=str |
以下の情報をエクセルに出力します。
B列：新しいフォルダパス(議事メモのWordファイルが保管)をハイパーリンク
これでハイパーリンクから新しい議事メモWordファイルの保管先にアクセスできるようになります。
プログラム12｜Word(議事メモ)を開く
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Dim wdapp As Word.Application Set wdapp = New Word.Application wdapp.Visible = True Dim wddoc As Word.Document Set wddoc = wdapp.Documents.Open(newwordpath) |
Wordアプリケーションを起動し、プログラム9でコピーした新しい議事メモのWordファイルを開きます。
VBAによるWordファイルの操作はこちらの事例で詳しく紹介しています。
プログラム13｜議事メモをウィンドウの最前面に表示
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Call AppActivate(newwordname & " - Word") |
プログラム12で開いたWordファイル(議事メモ)をPCウィンドウの最前面に表示します。
最前面に表示することにより、プログラム実行後にすぐ議事メモに記入ができるようにします。
プログラム14｜オブジェクト解放
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Set wddoc = Nothing Set wdapp = Nothing Set fs = Nothing |
プログラムで設定したオブジェクトを解放します。
プログラム15｜プログラム終了
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End Sub |
プログラム1と対になるプログラムで、プログラム終了させるための記述です。
「End Sub」を読み込むと、プログラムが終了します。
プログラムの解説はここまでです。
Excel VBAについて詳しく理解したいなら
VBAを活用すると、仕事を効率化できる幅を広げることができます。
たとえば私が実際にVBAを活用して効率化してきた作業は以下の記事で紹介しています。
興味がある人は以下の記事もご覧ください。
動画でも解説しています。
エクセルマクロVBAで出来ることを15の事例で紹介｜日常業務をラクにするヒントを見つけよう！
(音声が小さいので、ボリュームを上げてご覧いただければと思います)
VBAの勉強方法
私はプログラミング初心者からVBAを勉強を始めて少しずつレベルアップしていきました。
成長の過程は以下で紹介しています。
学習の過程では、意識すべきポイントがあります。
特に独学の場合だと、勉強を優先してしまい、肝心な実践を疎かにしがちです。
私の経験では、実践から逆算した勉強が必要だと考えています。
目指すべきは会社でお金をもらいながら勉強することです。
要はVBAを仕事の一つとして上司に認めてもらうのです。
そうすればわざわざ高いお金を払って勉強をする必要がなくなります。
しかも作業を自動化して、会社やチームに貢献しつつ、自らのスキルアップできます。
そのために必要な考え方を以下で紹介しています。
とはいえ、プログラミング初心者でVBAについて知識ゼロの人もいるはずです。
いきなり会社でVBAで使うことさえ、とてつもなくハードルが高く見えてしまうものです。
その場合は、VBAの基本について学ぶ必要があります。
たとえば車の運転も慣れてしまえば、たいしたことではありません。
しかし教習所で運転の基本を学び、免許を取得することで、公道で運転できるようになります。
VBAも同じです。VBAに免許はありませんが、まずは基本を学ばないことには会社で使えるレベルにはなりません。
実際に私もプログラミング初心者のときは、動画を見たり書籍を読んだりして勉強しました。
今はオンラインの教材で無料で学習できるものも多いです。
上記のリンクでは、私の経験から勉強にオススメの教材を紹介しています。
興味がある人はご覧ください。
VBAを自分で書けるようになる
さて、本記事で紹介したマクロを利用すれば、作業の自動化が可能になります。
しかしデメリットもあります。それはカスタムできないことです。
なぜなら、色々な要望が増えるからです。
この動画を見たとき、「もっと○○ができるのでは？」や「ここはなんとかならないのか」と感じる人は少なくないはずです。
例えば、「他の条件を付け加えたい」や「日付毎に条件を変えたい」といった要望が出るかもしれません。
このような要望を満たすには、マクロを勉強して自力でマクロを編集できるようになる必要があります。
もし、自力でマクロを編集できるようになれば、今より仕事の効率はグッと上がります。
実際、私も自力でマクロを書けるようになってからは、仕事の生産性が一気に上がりました。
他の人が30分～1時間かけて行う仕事が、ボタン一つで終わらせることができるようになったのです。
その結果、周囲からの信頼も増し、仕事で高い評価を得られるようになりました。
ただ、要望に応えるようになるためには、マクロを学ぶ必要があります。
まずは無料でマクロを勉強してみる
ウェブや書籍で勉強すれば、マクロを習得できると考えている人は少なくありません。
しかし、仕事で使えるマクロを習得したいなら、仕事で使える部分に特化した教材で学ぶことをお勧めします。
なぜなら、ウェブや書籍には仕事に関係しない部分まで提供していることが多いからです。
例えば、マクロ初心者なのに配列を学ぼうとする人がいます。実は配列なしでも仕事で使えるマクロを書くことは可能です。
しかし、マクロ初心者ほど「全ての知識が必要だ」と考えて、無駄な学習に時間を使ってしまうのです。詳しくは、こちらの記事で紹介しています。
そこで、私がお勧めするのは仕事に直結するマクロ教材です。とくにお勧めするのは、こちらの無料オンライン動画です。
なぜなら、仕事に直結する部分に絞って、エクセルマクロを学ぶことができるからです。
マクロの作り方・考え方から解説しているので、教材をしっかり学べばここで紹介したマクロをゼロから書けるようになります。
マクロ初心者が、仕事に直結したいマクロを学ぶなら、まずはこちらの無料オンライン動画を試すのがいいです。
興味がある人は、まずは無料でエクセルマクロの勉強を始めてみてください。
もっと学びたいと感じたら、さらに深く勉強をしてみることをお勧めします。