会計ソフト業務をエクセルマクロVBAで自動化！ベンチャー企業体験談

エクセルマクロVBAの強みの一つに、外部ソフトやアプリと連携させることで、作業を自動化できることがあります。

例えば、会計ソフトには数多くの機能が含まれています。しかし、会計ソフトに含まれていない機能が必要になることがあります。

実際、売上データを社内で分析する場合です。当然ですが、各会社毎に独自でやりたいことが、そのまま会計ソフトに含まれていることはほぼありません。

そのため、手作業で仕事をこなす必要が発生するのです。

しかし、会計ソフトに含まれていない機能であっても、エクセルマクロで新しい機能を作り出せば解決できる場合があります。

実際、この記事で紹介する人は学生インターンとしてベンチャーで勤務しました。そして、会計ソフトとエクセルマクロを連携させ新しい機能のマクロを作成したのです。

その結果、これまでの仕事のやり方を変えてしまいました。

このように学生インターンで仕事の経験が浅くても、エクセルマクロを使えば、会計ソフトのような改善が難しそうなものでも改善可能なのです。

さらにすごいのは、この記事で紹介する人はエクセルマクロを最初から使えたわけではないことです。

学生インターンとして勤務する中でエクセルマクロを学び始め、自分の武器と呼べるスキルにしたのです。

そこで、仕事の経験が浅くても、エクセルマクロVBAでこれまでに仕事の進め方を変え、自分の武器を磨いていた人の体験談・経験談をお伝えします。

この記事が、これからエクセルマクロVBA学習を始める人のヒントになればと思います。

※便宜上、取材した人を「Iさん」とし、インタビュアー（私）は「管理人」と表記します。

マクロを学ぶきっかけはベンチャーならではのムチャぶり

●管理人

まずは、Iさんのことを教えていただけませんか？

●Iさん

会計ソフトを作るITベンチャー企業でインターンをしています。

飲食店のアルバイトに飽きたからなんとなくやってみようとインターンを始めました。そのため、入社前はPCスキルは低かったです。

エクセルの関数すら使えていなかったですし、マクロのようなプログラミングはまったくわからない状態でした。

●管理人

そのような状態から、マクロを学ぼうと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

●Iさん

マクロを学ぶきっかけは、インターン先の上司からのムチャぶりでした。

実はある日突然上司から、会計ソフトの機能を補完するために、「エクセルと会計ソフトを連携させるツールを作って欲しい」と言われたのです。

当時、エクセル関数すら使えていなかった状態でした。当然ですが、マクロなんて言葉を聞いたことさえありませんでした。

しかし、上司の期待に応えるために「やるしかない」と腹をくくり、参考書を見ながら少しずつ勉強を始めたのです。

最初は全く分かりませんでしたが、少しずつマクロVBAというプログラムをわかっていきました。

そしてマクロを作る楽しさだけでなく、自分が作ったマクロでエクセルが魔法のように動く快感を覚え、マクロにのめり込んでいきました。

このように最初は、上司からの依頼がきっかけでした。

しかし、マクロ学習が進んでいく中で「新しいことを知りたい」「魔法のような便利さを自分の手で作れることが楽しい」という思いに変化していきました。

エクセルマクロを使って社内の仕事の進め方を変えた

●管理人

Iさんがマクロを使えるようになって、どのように仕事のやり方が変わったのかをお聞きしてもよろしいでしょうか。

●Iさん

会計ソフトを使っているお客さまの満足度をあげることができました。

私が勤務していたのがベンチャーだったこともあり、どうしても機能改善が間に合わない状況でした。

ベンチャーにはよくある話ですが、開発部署の人手不足が原因でした。

そこで、開発が間に合わない機能を私が作ったエクセルマクロで代替することにしたのです。

こうすることで、必要な機能をお客さまに届けることができるようになりました。

また、社内でも開発が間に合わない機能をエクセルマクロで代替できるとわかり、開発の部署に余裕が出ました。

会計ソフトの機能改善をエクセルマクロで補えるようになったことで、会社全体で開発の効率が10%程度よくなりました。

マクロを使えるようになる前は、顧客の非効率な仕事を改善できなかった

●管理人

Iさんはマクロを使って業務効率化をしたわけですが、マクロを使えるようになる前の仕事はどのようなものでしたか？

●Iさん

お客さまから多数の要望があるが、開発の部署の人手が足りていませんでした。

そのため、開発に着手できていない機能が多くありました。そのため、お客さまの中には非効率な仕事をする必要がある方もいらっしゃいました。

非効率な仕事としては以下のようなものがありました。

例1｜エクセルの売上データを会計ソフトに手入力していた

一番非効率だったのが、売上データの入力でした。例えば、独自のエクセルで売上管理をしているお客さまが多くいました。

そのようなお客さまはエクセルと会計ソフトの両方にデータを入力していたのです。

1件入力するのに30~40秒かかり、1日100件の売上の場合で、単純計算で30~40秒×100件=約1時間の作業が必要になります。

売上データの規模が大きいお客さまの場合、その何倍から何十倍の時間が必要です。

この作業は、かなりの時間と労力が必要です。実際、1人の1日分の作業がこの業務で使われていたこともありました。

例2｜会計ソフトが対応していない書類発行をエクセルに入力し直していた

実は会計ソフトには発行できない書類があります。また、発行できる書類であってもフォーマットが1種類しかないこともあります。

しかし、それぞれの会社の都合で発行したい書類が異なる場合があるものです。

そのような場合は、各会社の担当者は書類に必要なデータを会計ソフトから探し、データをエクセルに入力して作成したのです。

このとき、必要なデータが1日10~15枚あれば、年間で5000枚です。

「データを探し、エクセルに入力し、書類を発行する」という作業は、少なくとも1件2分かかります。

そのため、年間で166時間ほどの時間が書類の発行に取られていました。

例3｜債権の管理をエクセルで二重にやっていた

実はベンチャーで開発した会計ソフトの債権管理機能では、対応しきれない業務がありました。

そのため、あるお客さまは会計ソフトとエクセルの両方で管理していました。

会計ソフトで対応できない業務をエクセルで代用させるためです。

このように会計ソフトに存在しない機能を補うために、エクセルでの二重管理が必要になっていたのです。

マクロを使えるようになって、多くの仕事が自動化された

●管理人

それでは、マクロを使ってどのように業務の進め方は変わりましたか？

●Iさん
はい、簡単にいうと、以下のとおりです。

例1｜エクセルの売上管理データを会計ソフトに自動同期

エクセルに入力した売上データをVBAで処理し、インターネットを通じて自動で会計ソフトに同期できるようにしました。

これにより、エクセルに入力した時点で会計ソフトにデータが反映されるため、今まで1日1時間以上かかっていた業務がゼロになりました。

また、手入力によるミスもなくなったため、かなりストレスが削減されました。

例2｜会計ソフトのデータをエクセルのフォーマットに反映

会計ソフトから必要なデータを取得し、エクセルで書類発行が自動に行われるシステムを作成しました。

これにより、会計ソフトのデータをエクセルに手入力し直す手間がなくなりました。

さらに、VBAで必要なデータだけを取得することができたため、会計ソフトから必要なデータを探すことに時間を取られることもなくなりました。

マクロを使用する前までは誰もが必要と考えていた作業まで効率化できたのです。

例3｜会計ソフトのデータを自動でエクセルで分析

会計ソフトからデータを取得して、細かい債権管理をできるようにしました。

わざわざ他の債権管理ソフトを使わなくても必要なデータがいつでも確認できるようになったのです。

その結果、ソフトの費用削減にもつながりました。

●管理人

本当にすごいですね。他にも何かありますか？

他にも、社内サポート部門の業務を効率化

●Iさん

はい。会社の規模が大きくなり人数が増えると、社内にあるサポート部門の業務時間が伸びる問題がありました。

例えば、実績管理です。エクセルで実績を管理するのですが、関数では自動化しきれないものもあります。

しかし、エクセルマクロを知っていたので、そのような仕事も自動化することができました。

実はサポート部門も関数は使えるという方はいました。しかし、エクセルマクロを使える人はいませんでした。

そのため、かなり感謝されました。マクロができるようになっていて本当によかったなと思いました。

マクロを書けるようになって仕事の武器ができた

●管理人

マクロを書けるようになって、仕事の効率化以外で何か変化はありましたか？

●Iさん

はい、仕事における自分の武器ができたことです。

マクロを学ぶ前は、自分が他の人に比べてできる仕事というものがありませんでした。

そのため、自分に自信が持てなかったのです。そのせいか、「仕事が楽しい」とは思えませんでした。

しかし、マクロを学んでからは、「私はマクロができる」という自信を持つようになりました。

今では仕事をするのが楽しいです。

●管理人

他にも良かったことはありますか？

●Iさん

はい、システムエンジニアの話がわかるようになったことですね。

もちろん、本職の方には知識も技量の点では敵いません。

しかし、VBAもプログラミングの一つなので、話についていけるようになりました。

そのため、部署を横断したつながりができて、会社の居心地もよくなりました。

マクロを使えるようになって、周囲の評価が上がった

●管理人

マクロを使えるようになって、会社の上司や同僚の反応や評価はどう変化しましたか？

●Iさん

「マクロなら私」と色々と頼られるようになり、社内での評価はかなり上がりました。

実際、エクセル関数を知っている人は多いですが、マクロを使える人はほとんどいません。

そのため、マクロができるということで色々と仕事の相談を受ける機会が多くなりました。

●管理人

そうですね。エクセル関数を使える人はある程度はいますよね。しかし、マクロとなるとほとんどいないのはどの会社でも似たようなものなのですね。

ただ、だからこそマクロを使える人が評価されるんですよね。ちなみに、上司や同僚からの反応はどうでしたか？

●Iさん

反応はとても良かったです。特にソフト開発のマネージャーの反応がよかったです。

開発が間に合わなそうな機能も、僕がマクロを使ってツールを作成することで、解決できることもありました。

同僚にも、仕事ができる人として一目置かれるようになりました。

何か仕事の武器が欲しい人は、エクセルマクロは学ぶのがお勧め

●管理人

エクセルマクロVBAを学んでみて、どのような人が学ぶと得をすると思いますか？

●Iさん

エクセルを使う人は全員学んだ方がいいと思いますが、特におすすめなのは、何か仕事の武器が欲しい人です。

エクセルは多くの企業で使われています。しかし、マクロを使える人はあまりいません。マクロを使えば、格段に仕事を効率化できるにも関わらずです。

そのような状況の中で、マクロを使えるようになることは、仕事における大きな武器になります。

私自身、「会社でマクロを使える人が少なかったこと」かつ「マクロで実際の業務を改善したこと」によって信頼を得ることができました。

もしエクセルマクロを勉強していなかったら、仕事を辞めていた

●管理人

もし、エクセルマクロを勉強していなかったらどうなっていたか？

●Iさん

もしかしたら、仕事をやめていたかもしれません。

マクロという武器がなかった頃は、「これでいいのだろうか」とモヤモヤした気持ちを持ちながら働いていました。

私は学生インターンとして働いており、これといった誇れるスキルがありませんでした。

学生インターンや新入社員の人であれば、私と同じようにこのようなモヤモヤを抱える人は少なくないと思います。

実際、同じ時期にインターンとして入った同期は半年程度で辞めてしまいました。

しかし、私はマクロという武器を手に入れたことで1年以上楽しく続けることができています。

マクロの勉強は、実際に作りながらやるのがお勧め

●管理人

マクロの勉強方法について教えていただいてもよろしいですか？

●Iさん

私が取り組んだ方法は以下の2つです。

右も左もわからない最初は、基本的には参考書を見ながらやりました。2冊のマクロの参考書を読みました。

その後は作りたい機能をインターネットで検索して学習していました。今は学習サイトやエンジニアの方のブログがたくさんあるため、大体のことはインターネット上で答えが見つかります。

つまずいた時も、インターネットで調べて乗り越えていました。

エクセルマクロVBAの勉強方法のコツがあれば教えてください

●管理人

これからエクセルマクロを学ぼうと考えている人にアドバイスやコツがあれば教えていただけませんか？

●Iさん

マクロを実際に作りながら、学ぶのが一番いいと思います。

私の場合、自分の作ったマクロが自分や誰かの役に立つ快感を一度味わことができたのが大きかったです。

この経験を通じて、もっと勉強しようと自然となっていきました。

そのため、簡単なものでもいいから作って見るのがいいと思います。

実際、参考書だけ読んでいても、よくわからない英語や数式を見てうんざりしてしまうと思います。

もし、難しいところがあったら、誰かに聞いて教えてもらうといいと思います。

社内にマクロがわかる人がいなくても、最近はインターネット上での質問サービスもあるので使ってみるといいと思います。

その点、こちらの教材は無料で、初心者でもマクロを理解でき、分からないところを質問できる場もあるのでお勧めです。

エクセルマクロ初心者であれば、まずは無料で学んでみることをお勧めします。

そのあとで、より深く学習したい人は有料教材を試してみたり、参考書を買ってみたりしてみるのがよいでしょう。

「難しそうだから」という理由でエクセルマクロを学ばないのは非常にもったいないです。

特に「仕事で何か自分の武器を持ちたい」と考えている人なら、自分の自信にもつながりますし、今より仕事が楽しくなるはずです。

「難しそうと思っていたけど、やってみたら意外と簡単だった」という人も多いので、恐れず、まずはチャレンジしてみて欲しいです。

●管理人

本日は大変貴重な話を聞かせていただきありがとうございました。

まとめ

いかがだったでしょうか。

会計ソフトのようなIT仕事でもエクセルマクロを学ぶことで、仕事をさらに改善することができる重要性をご理解お伝えしました。

Iさんもお話されていましたが、エクセルマクロVBAを使えば仕事の効率化そこまで難しいことではありません。

私もそうでしたが、マクロができるようになれば、自分の武器を持つことができます。

自分の武器を持てば、他者からの評価もイヤでも上がります。

そして、仕事そのものが楽しくてたまらなくなります。人生の半分を仕事に費やすわけですから、苦痛を感じながら仕事をすることは人生で損をしていると言わざるを得ません。

しかし当然ですが、エクセルマクロは2,3日勉強して身につくものではありません。

そのため、エクセルマクロでは勉強の最初が肝心といえます。最初でつまずくと、習得できるものもできません。

つまりどれだけ分かりやすく、マクロを理解し勉強をスタートできるかが重要なのです。

そのため、もし本格的にエクセルマクロの勉強を始めたいなら、こちらの無料動画がお勧めです。

内容は初心者でも分かるようにステップバイステップで学べる内容になっており、これまでに3000人以上が受講しています。

これからマクロを勉強しようと考えている人は、ぜひこちらから学んでみることをお勧めします。