仕事をしていると、管理ツールが必要になることがあります。
たとえば、進捗管理や売上管理などはプロジェクトを進めるにあたって、必須ツールと言えます。
最近は使えるクラウドサービス（有料）も多いですが、以下のデメリットがあります。
・時間がかかる（納品までに取引先を決めて、導入までのやりとりが発生する）
・費用がかかる（稟議が必要になる）
上記の煩わしさを考えると、小規模で簡単に始めることができるツールを考えたくなるものです。
そこで、以下の管理ツールをエクセル関数を使って自作する方法を紹介します。
1. ガントチャート
2. グラフと売上表
3. タスク進捗管理表
4. 在庫管理表
5. 2段階プルダウンリスト
6. スコアによってランキング順に並び替えする表
7. フローチャート作成ツール
ここで紹介している管理ツールは、無料であること、自分でメンテナンスできるというメリットがあります。
当然、デメリットもありますので、本記事ではメリットやデメリットも含めて詳しく解説をしていきます。
目次
エクセル関数やマクロで作る7つのツール｜作り方の解説
エクセル関数のツールについて紹介します。
ここではツール作成の解説動画を貼っているので作成方法は各動画をご覧ください。
動画で解説している作り方を理解すれば、エクセル関数をあなたの仕事に応用できる部分があるはずです。
ぜひ参考にしてみてください。
ツール1｜ガントチャート(エクセル関数)
エクセル関数を使ったガントチャートの作り方を解説しています。
条件付き書式を上手に活用して、入力した日付に対応して色付けしたり、休日を灰色表示したりする方法を詳しく紹介しています。
ツール2｜グラフと売上表(エクセル関数)
エクセル関数を使った売上表とグラフを自動作成する方法を解説しています。
sumifs関数を活用して、表のデータが自動集計されグラフが自動更新されるように設定する方法を詳しく紹介しています。
ツール3｜タスク進捗管理表(エクセル関数)
エクセル関数を使ったタスク進捗管理表の作り方を解説しています。
進捗のステータスを変更することで、色が変えたり、プロジェクト全体の進捗を表にしたりする方法を詳しく紹介しています。
ツール4｜在庫管理表(エクセル関数)
エクセル関数を使った在庫管理表の作り方を解説しています。
入出庫数を入力することで、在庫状況を色で教えてくれるような機能を持たせる方法を詳しく紹介しています。
ツール5｜2段階プルダウンリスト(エクセル関数)
エクセル関数を使った2段階プルダウンリストの作り方を解説しています。
一段階目は部署で分類し、二段階目は部員を選択できるようにする方法を詳しく紹介しています。
一段階目で選択した部署に応じて、二段階目で選択できる人が変更されます。
ツール6｜スコアによってランキング順に並び替えする(エクセル関数)
エクセル関数を使って、スコアで順位を並びかえる方法を解説しています。
売上による順位付けや、点数によるランク付けをしたいときに使える関数を使い方を紹介しています。
ツール7｜フローチャート作成ツール(マクロVBA)
これはエクセル関数ではなく、エクセルマクロを使ったフローチャートの操作方法を解説しています。
以下の記事からフローチャート(マクロ入りのエクセル)をダウンロード可能です。
興味がある人は、ダウンロードしてご活用ください。
エクセル関数の管理ツール（テンプレート）をダウンロードする
以下の6つのテンプレートのダウンロードは以下のフォームからダウンロード可能です。
1. ガントチャート
2. グラフと売上表
3. タスク進捗管理表
4. 在庫管理表
5. 2段階プルダウンリスト
6. スコアによってランキング順に並び替えする表
以下のフォームにメールアドレスを入力いただくと、登録いただいたメールアドレスにzipファイルが送信されます。
そのzipファイルを解凍すると、上記の6つのエクセルが保管されていますので、あなたの業務でご活用ください。
エクセル関数で作る自作ツールのデメリット
この記事ではエクセル関数(一部マクロ)で作成するツールについて解説をしましたが、実際に仕事に使うにあたって理解しておいてほしいことがあります。
それはエクセル関数で作る自作ツールのデメリットです。
とくにデメリットを理解してツールを作成、運用することが大切です。
なぜならデメリットを理解しておかないと、ツールを作成することで仕事が増えることもあるからです。
実際、以下が私が実際にエクセル関数で作ったツールを仕事で使ったときに発生したメリットとデメリットです。
| No | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 1 | 費用がかからない | 追加機能は自作する必要がある |
| 2 | 時間がかからない | 仕事が人につきがちになる |
まずはメリットを簡単に紹介します。
・費用がかからない
・時間がかからない
エクセル関数による管理ツールのメリットは、上記の2つがあります。
有料サービスのように外注する必要がないため、費用がかかりません。
加えて、エクセル関数を自作できる知識があれば、決済起案から承認までの時間がかかりません。
実際に外注するとなると、取引先の選定から仕様設定などの導入までのやりとりが発生してしまいます。
この導入作業は非常に面倒です。
このように外注をしないことによる費用のメリット、導入にかかる時間がかからないことのメリットがあります。
しかし、当然メリットがあればデメリットもあります。
・追加機能は自作する必要がある
・仕事が人につきがちになる
以下でデメリットを詳しく解説をしていきます。
デメリット1｜追加機能は自作する必要がある
管理ツールを自作するとなると、必要機能を自分で考え、その機能を作るのに必要な知識を自分で学ぶ必要があります。
つまり学習コストが発生します。
とくに管理ツールをチームで使う場合、「自動集計する機能を入れてほしい」というような要望をもらうことがあります。
仕事の効率化に影響しない要望をもらうこともあるので、すべての要望を受け入れることはあなたの負荷を増やします。
そのため、「なぜ必要なのか？ 新しい機能を入れたら仕事がラクになるのか？」ということを考えながら、要望に回答していく必要があります。
デメリット2｜仕事が人につきがちになる
またツール作成者以外が使用する場合、操作方法を他の人に教える必要があります。
多くの場合、人に教える時間がないため、仕事がツール作成者に付いてしまうことになります。
実際、私も経験してきましたが、「使い方が分からないので、○○さんお願いします」となってしまうのです。
それを避けるためには、手順書などを作成して他の人にも仕事が渡せるような工夫が必要になります。
エクセル関数を勉強して、ツールを編集できるスキルを磨こう
エクセル関数を使いこなせるようになれば、作業をラクにできる仕事は多いです。
たとえば、ガントチャートをエクセル関数で自作すれば、上記の動画で紹介しているとおり、自動で色付けされます。
そうすれば、チームで共有する情報にミスが減ります。
当然、手動で作業をやればやるほどミスが発生して、「これは合っていますか？」という確認する手間が発生します。
このような確認作業はムダです。勉強すれば、確実になくせるミスなのです。
上記の動画で紹介しているエクセル関数や機能は習得してほしいと思います。
エクセル関数よりエクセルマクロを習得するほうがよい
この記事では、主にエクセル関数で作成するツールについて解説をしてきました。
しかし、エクセル関数よりエクセルマクロを習得するほうがメリットが大きいです。
そのメリットの一つとして、エクセルマクロはエクセル関数より出来ることが多いことあります。
たとえば、エクセル関数ではメール送信やワード資料編集はできません。
一方で、エクセルマクロはメール送信やワード資料編集を行うことができます。
そのためエクセルの情報をメールの本文に入れたり、ワードの文章で組みこんだりすることが可能です。
エクセル関数よりマクロを学ぶことをオススメする理由は他にもあります。
それらは上記の動画で解説をしていますので、そちらをご覧ください。
また、以下の記事でも紹介しているので、文章で読みたい人は以下のリンクから覗いてみてください。
エクセルマクロに関するおすすめ記事
エクセルマクロを詳しく知りたい人は以下の記事を読んでみるのもありです。
