議事録とは？取り方や書き方のポイント10｜目的や意味からフォーマット活用法まで

会社で働いていると、議事録を作成することがあります

しかし議事録を作ることになっても、どのように作成すればいいのか分からないことは少なくありません

それは、議事録の正しい書き方や作り方を教えてもらうことがないからです

そこで自己流になりがちな議事録作成方法について、その目的から取り方までお伝えしていきます

議事録を作成する3つの目的・意味とは？　決定事項の記録、情報共有、メモ

議事録を作成するとき、細かなテクニックに焦点が行きがちです。しかし、その前に考えてほしいことがあります

それは、「そもそもなぜ議事録を作成するのか」ということです。

実は議事録には、以下の作成目的があります。

以下で詳しくお伝えしていきます。

目的1｜決定事項の記録

議事録の目的として、決定事項の記録があります。これは会議で誰が何を決めたのかを他者に見せるエビデンス(根拠資料)として残すことを指します。

例えば、会社で働いていると監査を受けることがあります。実際、社内でも内部監査を行う企業も少なくありません。

そのような監査で他者に説明するとき、使用される根拠資料になる場合があります。

そのため、誰が何を判断したのかを残す意味で議事録を残すのです。

目的2｜情報共有

議事録には、状況共有の目的もあります。例えば他の用事があり、会議に出席できない人がいます。

しかし出席していなかったせいで、「会議の内容が分からない」では困ります。

そこで、会議の情報を共有するために経過や結論を伝達するために議事録を作成するのです。

実際、社内や社外の会議で作成する議事録は、 議論された内容や決定事項を要約し、関連者へ共有します。

これにより、欠席しても何がどのように進んでいるかを把握できるようにするのが議事録の目的の一つです。

目的3｜備忘録・メモ

議事録は備忘録という目的もあります。なぜなら、会議では何を議論したのか忘れてしまうことが少なくないからです。

例えば会議によっては、多くの議題を扱うことがあります。

そのため「どのような課題を話し合ったのか」、「どのような対策を取ると決めたのか」を忘れてしまうことがあります。

そこで、議事録を作成することで課題と解決策を含めた議論の内容を整理するのです。

そうすることで、会議で決定したことを忘れずに済みます。

会議の種類に応じて議事録の目的は変わる

ここまで議事録の目的についてお伝えしてきました。

しかし全ての会議に応じて、3つの目的を満たさないといけないわけではありません。

なぜなら、議事録は会議の種類に応じて作成目的が変わるからです

例えば、ブレストのようなアイデア出しの会議であれば、「備忘録」の目的さえ達成できれば十分です。

一方で定例会のような決定事項を記録として確実に残す場合、「決定事項の記録」と「情報共有」を達成する必要があります。

このように議事録は会議の種類に応じて、達成すべきレベルが変化するのです。

以下で、会議の種類と議事録の目的についてまとめました。

No2の打ち合わせは、会議の議題次第で「決定事項の記録」として将来的に活用する場合もあれば、「備忘録」で十分の場合もあります。

したがって打ち合わせの結果をどのように活用するかを考え、目的を考える必要があります。

議事録は速く効率的に作成し会議当日に配信！　その2つのメリット

議事録はできるだけ速く作成するのが鉄則です。それこそ会議の当日に案を作成し、関連者に配信することが大切です。

なぜなら速く作成することで以下の2つのメリットがあるからです。

以下で詳しくお伝えしていきます。

メリット1｜速く作成するほど正確になる

議事録は速く作成するほど正確になります。

なぜなら速く作成するほど、記憶が鮮明だからです。周囲の協力を得やすいからです。

例えば金曜日夕方に実施された会議の議事録を作成するとします。

これは金曜日中に作成するのと、休み明けの月曜日に作成するのでは議事録の完成度が変わります。

それは、月曜日に作成すると休みを挟んで忘れてしまうからです。

このとき会議のメモを作成していても、2日経過すれば忘れてしまうのは仕方のないことです。

また速く作成するほど、参加者からのフィードバックも期待できます。

例えば会議当日に議事録を配信すれば、会議参加者から指摘ももらいやすくなります。

それは会議当日であれば参加者も記憶が鮮明だからです。

このように議事録を速く作成すれば、作成者も参加者も記憶が鮮明なうちに議事録に目を通すことができます。

これにより議事録の正確性が増すのです。

メリット2｜上司や周囲の仕事に対する信頼を得られる

議事録に限らず、仕事が速い人は上司や周囲から仕事の信頼を得やすいです。

なぜなら速く仕事を処理すれば、相手の期待を越えることができるからです。

例えば数ページにわたる議事録を、会議当時に仕上げたらどうでしょうか。

たとえいくつかのミスがあっても、仕事が速くて出来る人と評価を受けます。

このように議事録作成を通じて、仕事の評価を上げることにつながるのです。

以下の記事で仕事で評価を得る人について紹介しています。ぜひ合わせて読んでみてください。

仕事で評価されないのはなぜ？評価される人の基準や項目を10のポイントで紹介

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議事録のメモが追いつかない、聞き逃して書ききれない理由

上記の通り、速く議事録を作成することにはメリットがあります。

しかしメリットがあると分かっても、満足いく議事録を作成するのは簡単ではありません。

なぜなら会議の議事をとりまとめるのは想像以上に大変だからです。

例えば、議事メモを取っている最中に「これはどのような内容なのか」とわからなくなったり、「これは議事録に残すべきか」と悩んだりしてしまいます。

そうこうしているうちに、時間がどんどん過ぎてしまいます。

その結果、議事録のメモが追いつかなくなってしまうのです。

しかし、このように議事メモを取り切れなくなるのには理由があります。それは以下の2つです。

「理由1｜重要な部分を聞き分けることができない」ために、議事録をどのように作成すればいいのか迷ってしまいます。

そのため、全部の議事を取ろうとしてメモがついていかなくなります。

仮に、重要な部分を聞き取ることができても、「理由2｜タイピングやパソコンスキルが低い」と、タイピングスキルが低いと作業が遅れてしまいます。

これらの理由でメモが追いつかないのです。

しかしこのような悩みは、速く議事録を作成するポイントを押さえることで解決することができます。

そこで、速く効率的に議事録を作成するためのポイントやコツを紹介します。

速く効率的な議事録の書き方や作り方｜10のポイント・コツ

それでは一つずつ紹介していきます。

ポイント1｜会議に応じて議事録の記載レベルを変える

上述の通り、全ての会議において高い質の議事録を作成する必要はありません。

例えばブレストでは立派な議事録は不要ですし、単なる打ち合わせであれば簡単なメモで十分な場合も多いです。

実際、私は会議に応じて以下のレベルで記載するようにしています。

このように全ての会議で高い質の議事録を作成する必要はありません。

目的に合わせて議事録の記載を変えることで、速く効率的に目的を達成できるのです。

ポイント2｜会議前に議事録に情報を書き込んでおく

議事録作成の経験が少ない人ほど、会議終了後に議事録を作成すると考えがちです。

しかし、効率的に議事録を作成する人ほど会議前に議事録を作成します。

なぜなら、議事録は会議前に記載できる部分が多いからです。

例えば、実施場所、実施日、参加者、議題といった部分は会議前に記載可能です。

参加者は事前に記載しておけば、欠席者に印をつけるだけですぐに記入できます。

議事録終了後に速く配信することを考えれば、会議前にやれることは多いのです。

それにも関わらず多くの人は、全てを会議終了後に作成しようとします。

その結果、効率的な議事録作成が難しくなってしまうのです。

ポイント3｜重要な発言をFOCEPで聞き分ける

会議では、議事録に残すような重要な発言を聞き分ける必要があります。

しかしそもそも重要な発言とは何を指すのでしょうか。

それが分からないと、ありとあらゆる情報を議事録に記載しないといけないと考えてしまいます。

そこで、重要な発言を聞き分けるフレームワークについて紹介します。ここでは「FOCEP」を紹介します。

これを使って相手の意見を分類するのです。

このフレームワークで議論を聞き、FactとPlanを中心に議事録を作成すれば80点のものが出来ます。

雑多な発言が多いので、このフレームワークで選別できるようになると議事録を作成しやすくなります。

ポイント4｜一人で抱え込まない

議事録は一人で作成することを考えがちです。

しかし会議に出席している人は多いので、何人かで分担して議事録を作成する手もがあります。

例えば複数の議題がある場合、得意な分野を人にお願いすることがあります。

実際、私は経理や会計が得意ではなかったので、同僚に議事録作成を協力してもらったことがあります。

このとき丸投げではなく「ヘルプをお願いします」という感じで、お願いをするとやってもらいやすいです。

議事録作成者として出来るだけ論点を押さえつつ、分からない点を後で教えてもらうようにしていました。

これだけでもスピーディーに議事録を作成できます。

餅は餅屋のとおり、得意な人にやってもらう方が有効なことは多いです。

ポイント5｜アクションプラン「誰が何をいつまでに」を記載する

「会議での決定事項」や「次回の宿題」がある場合は、アクションプランとして「誰が何をいつまでに」を記載することが肝心です。

なぜなら議事録を作ることで責任が生まれるからです。

ただの口約束で終わらせると、「やるやらない」の無駄な論争になってしまいます。

そこで責任の所在を明らかにするために、アクションプランとして「誰が何をいつまでに」を記載することが大切です。

補足ですが、「誰が何をいつまでに」は「Who What When」の3Wとなっています。

ただ場合によっては5W2Hが必要と言われることがあります。

このとき、アクションプランによっては「5W2H」まで拡張した方がいい場合もあります。

議論の流れを読みながら、必要な部分を議事録に残すのがコツです。

必ず記載する部分は記録し、それ以外は必要に応じて記載するようにします。

ポイント6｜分からないことを聞く

会議では聞き漏らしや認識のずれが生じてしまうものです。

たとえ慣れていても、議論の内容が分からなくなってしまうことはあり得ます。

実際、私も議論が分からないときは「申し訳ないのですが」と言って質問をするようにしています。

ただ「何を話しているのが分かりません」とはっきり聞くのが難しい場合があります。

そのときは「○○という理解であっていますか？」と、自分の理解を確かめる聞き方が上手い方法です。

分からないことを聞くのは、会議出席者全員の理解を整理する上でも役立ちます。

ぜひ恥ずかしがらずに伝えてみてください。

ポイント7｜会議中に議事録に直接書き込む

会議中にペンでメモを取る人がいます。しかし、これは非効率的です。

なぜなら、転記作業が必要になるからです。

効率的に議事録を作成するなら、議事録テンプレートに直接書き込んでいくことをお勧めします。

実際、ペンで書いたメモはパソコンに打ち込む作業が発生します。

その時間は転記作業なので、全く生産性がありません。

会議中に議論を聞きながら、直接議事録に内容を書き込んだ方が圧倒的に速く議事録を作成できます。

ただペンでメモを取ることには原因があります。それは、タイピングが遅いことです。

議論を聞きながら議事録を作成できるほどタイピングが速くないのです。

その結果、ペンで書かざるを得なくなっている人は多いです。

会議中に議事録を作成するのは重要ですが、タイピング速度を上げないと根本解決にはならない場合が多いのが現実です。

ポイント8｜辞書登録を使う

パソコンのタイピングを早めるために、辞書登録を活用するのが大切です。

なぜなら辞書登録をしておけば、速くタイピングできるからです。

例えば、「議事録」とタイプすることを考えます。

このとき、多くの人は「ぎじろく」と4文字をタイプし、スペースを押して「議事録」と変換します。

しかし辞書登録をしておけば、簡単にタイプすることができます。

例えば、辞書登録を使えば「ぎじ」と2文字タイプして「議事録」と出力できるように設定できます。

これだけタイプする量が1/2に減らすことができ、大幅に議事録作成に時間を短縮できます。

辞書登録については以下の記事で紹介しています。

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ポイント9｜ショートカットキーを使う

辞書登録と同様に、ショートカットキーを使いこなすのも仕事を速くするのに役立ちます。

例えば、議事録作成ではワードを使うことが多いです。

このときワード操作はショートカットキーで楽に操作できます。

実際、表に文章を入力するとき [Tab] を押すと、表の横に移動できます。

他にもコピペ作業もショートカットキーを使って操作すれば、議事録作成を短縮できることも多いです。

ショートカットキーについては、以下の記事で紹介しています。

ぜひ合わせて読んでみてください。

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ポイント10｜タイピングスキルを高める

議事録作成において、タイピングは重要なスキルです。

なぜなら、議事録作成を含めたパソコン仕事の基礎基本はタイピングだからです。

そのため、タイピングを使いこなせるようになれば、議事録作成を含めたあらゆるパソコン仕事が早くなるのです。

例えるなら、タイピングはスポーツ選手の足の速さのようなものです。

足が速ければ、多くのスポーツはたやすくこなせてしまいます。

それはスポーツの多くが俊敏性に依存しているからです。

これが、パソコン仕事でも同じことが起きています。スポーツの足の速さがパソコン仕事のタイピング速度なのです。

しかし、多くの人はこの事実を軽視してあまりパソコンスキルを高めようとしません。

そのため多くの人がタッチタイピングさえできないままで、パソコン仕事をしているのです。

ただ基礎基本であるタイピングを覚えていない状態で、議事録を作成してもどこかで速さが頭打ちになります。

それは、足が遅い状態でスポーツを極めようとしているようなものなのです。

ぜひタイピングスキルを高めて効率的に議事録を作成できるようになってほしいと思います。

タイピングについては以下の記事で詳しく解説しています。合わせて読んでみてください

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もう一度、議事録を効率的に作成する方法についてまとめます。

議事録用フォーマットを使う｜エクセルやワードのテンプレートを活用せよ

上記の10のポイントに加えて議事録のフォーマットを使うことも大切なポイントです。

なぜなら議事録を使えば、ゴールから逆算して議事録を作成できるからです。

例えば議事録作成をステップに分解すると、以下のようになります。

このときフォーマットがない場合、ステップ1から順番に考えて議事録を作成しないといけません。

しかし、フォーマットがあれば話は違います。

なぜなら議事録フォーマットを見れば、何を議事録に記載すべきか分かるからです。

例えば、フォーマットには「誰が何をいつまでに」が記載されています。

したがって、会議で議論を聞いているとき「誰が何をいつまでに」の議論を集中して聞けばいいことが分かります。

このように議事録フォーマットを準備しておけば、ゴールから逆算して議事録を作成することができます。

これによって速く効率的に議事録を作成することができるのです。

以下の記事で、おすすめの議事録フォーマットをダウンロード方法や使い方について解説しています。

合わせて読んでみてください。

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ここまで議事録の目的から効率的な作成方法についてお伝えしてきました。

議事録は目的を理解し効率的に作成する方法を実践すれば、決して難しい作業ではありません。

実際ここで紹介したポイントを押さえれば、80点の議事録を作成できるはずです。

しかし、多くの人はこの記事を読んでも「なるほど」と思うだけで実践しません。これは本当にもったいないことです。

なぜなら、このようなノウハウは学ぶことが目的ではないからです。実践して自分の成果につなげていくことが目的です。

例えば英語のノウハウをウェブで調べても、それを実践する人はごくわずかです。

しかし、どれだけ学んでも行動しなければ結果は出ません。

実際、全部ではなく2,3コでも試せば役立つ部分があるはずです。

ぜひ議事録を会議当日に出すことに挑戦してみることから始めてみてください。