「エクセルマクロを使って、業務効率化したい、できるなら完全に自動化したい！」
これは、私がエクセルマクロの勉強をはじめたころ考えていたことです。なぜなら、エクセル作業が同じことの繰り返しで、つまらなかったからです。もし「サッと、仕事が終わラせることができたら、どんなにラクだろう」と思っていました。
実際、エクセルマクロVBAを習得してみると、2時間かかっていた仕事が、ボタンを押して10秒待つと終わるようになりました。エクセルマクロを覚えたおかげで、自部署の仕事はもちろん、まったく知らない他部署の仕事さえも効率化できるようになりました。しかも、こちらの頼みを聞いてもらえるようになり、仕事をラクに進めることができるようになりました。
しかし、エクセルマクロの勉強を始めた最初の頃は、ひどい失敗の連続でした。
・マクロを使って、メールの自動送信をやろうとして途中で挫折
・ワードの報告書を自動で作成をしようとして、まったくうまくいかなったことも
・とにかく片っ端から改善できそうな業務をマクロ化しようとして失敗・・・
こんな失敗をしてきた私が、「これからマクロの勉強をはじめたい！」「まだ勉強をはじめたばかり」と考えているあなたに伝えたいことがあります。。
それは、エクセルマクロ初心者なら、業務効率化する業務を選んだほうがいいということです。
もし、あなたがエクセルマクロVBA入門者、初心者なら、この記事で紹介する2つの仕事から業務効率化をすることをオススメします。
Contents
「データ集計」か「報告書の作成」を狙え
もし、エクセルマクロを使って、今すぐに「成果を上げたい！業務を効率化したい！」と望んでいるなら、まずは「データ集計」か「報告書の作成」のどちらかにする。
なぜ「データ集計」か「報告書の作成」を狙うといいのか？それには3つの理由があります。
・自動化の効果が大きいから
・どこの部署でもある仕事だから
それでは、理由を一つずつ解説していきます
理由1｜マクロの難易度が低いから
マクロには作成の難易度があります。これからあなたが作ろうとしているマクロによって、あなたが勉強に費やす時間は決まっています。
たとえば、エクセルマクロを使ってワードを操作しようとすれば、何ヶ月も勉強が必要になってしまいます。ワードを操作するマクロは、難易度が高いからです。
しかし、「エクセルの数値計算」や「エクセルの報告書」を自動で処理するマクロは、1ヶ月もかからず習得が可能です。エクセルの中の数値計算や報告書作成は、難易度が低いからです。
いきなり難易度が高いマクロに挑戦したくなる気持ちは、よくわかります。私もそうでした。しかし、初心者のうちは、難易度が高いマクロを覚えるのはオススメしません。
なぜならウェブで調べながら、エクセルマクロを扱うのは思った以上に大変です。これまで見たことのないエクセルの画面にとまどってしまい、「このボタンを押したら、変なことにならないか？」とか考えてしまいます。
その上に、難易度の高いマクロを使おうとするのですから、挫折するべくして挫折してしまいます。
ですので、もしあなたがマクロを使って、業務の効率化をしたいなら難易度が低いものを選ぶとよいでしょう。
ただし、1ヶ月でエクセルの数値計算やエクセルの報告書作成はできるようになるには、エクセルマクロには正しい方法で学習する必要がありますので、注意してください。
理由2｜自動化の効果が大きいから
「あなたの自動化したい実務は何ですか？」と聞かれれば、思い浮かぶものがいくつかあるかもしれません。しかし、その仕事の内、マクロと相性がいいものは決まっています。ムズカシイ言葉で表現すると、「繰り返し」と「分岐」がある仕事をマクロで自動化すると、とんでもない効果を得ることができます。なぜなら、マクロは何千ものデータを、1行ずつ繰り返し条件に応じて仕分けすることが得意だからです。
たとえば、以前僕が実際にマクロ化した仕事は、1000以上のデータをグラフ化する仕事でした。3ヶ月毎に20～40のグラフを作成していました。一つ一つのグラフで、最大値、最小値・標準偏差(バラツキと呼ばれる数値)などを計算し、グラフの線を色分け、グラフのタイトル、縦軸の名称、横軸の名称を入力する仕事です。
一つずつやっていては、一日では終わりません。本当にやりたくなかったので、ギリギリまで放置していました。しかし、エクセルマクロを覚えたおかげで、ボタン一つでグラフを作成できるようになりました。上司に聞かれる前に、結果を報告できるようになり、とてもうれしかったのを覚えています。しかも、入力ミスはゼロでしたから、上司も喜んでいました。
このように、データを繰り返し読み、条件によって文字を入力する仕事に対して、エクセルマクロを使うと、大きな改善効果が得られます。
理由3｜どこの部署でもある仕事だから
「データ集計」と「報告書の作成」というのは、あなたの職場にも、1つや2つはありますよね。しかし、「データ集計」と「報告書の作成」の仕事は、手入力で行われていることが多いため、計算ミスや記載ミスがたくさんあります。
このようなどこにでもある仕事なのに、手入力で困っている仕事をマクロで自動化すると喜ばれます。
例えば、私の友人で、日本IBMという大企業に勤めている方がいました。その方の職場に、毎月、報告書を作成している同僚がいたのですが、3日かけて報告書を仕上げていたそうです。月末になると、3日間使ってひたすら報告書作成の仕事をしないといけないので、かなり困っていたそうです。
そこで、私の友人は、報告書作成をマクロ化しました。その結果、3日かかる仕事が一瞬で終わったのです。同僚はすごく喜んでいたそうです。日本IBMという大手のIT企業の方でさえ、手入力でやっていたワケですから、あなたの職場にも手入力で困っている方がいるかもしれません。
このように「データ集計」と「報告書の作成」というのは、あなたの職場にも必ずあるはずです。
勉強の時間が少なくても、大きな改善効果が期待できるのは「データ集計」か「報告書の作成」です。エクセルマクロを使えば、同僚に喜ばれながら、一瞬で仕事を終わらせることができます。
初心者の方はつい、「マクロの難易度」や「マクロで効率化しやすい業務」を考えずに、やってみたいことにチャレンジしがちです。もちろん、それを否定するわけではありません。ただ、難易度の高いマクロを使おうとすると挫折しやすいです。僕がそうでしたから。しかし、「マクロの難易度」や「マクロで効率化しやすい業務」を考えるようになってから、仕事をマクロにできるようになり、年間100時間を超える効率化を達成しました。
ですので、まずはマクロで業務効率化しやすい3つの条件
・自動化の効果が大きいから
・どこの部署でもある仕事だから
これを満たしている「データ集計」か「報告書の作成」を選ぶことを強くオススメします。
「データ集計」とは
この動画で紹介されているようなものをつくるとよいでしょう。
データ集計は、こちらの記事で紹介していますので、ぜひあわせて読んでみてください。
「報告書の作成」とは
この動画で紹介されているようなものをつくるとよいでしょう。
もちろん、初心者にとって、「データ集計」や「報告書作成」もかなり難しいのでは？ と思うかもしれません。しかし、正しい学び方を知れば、そこまで難しいものではありません。
エクセルマクロの学びたいなら、こちらの無料動画がオススメです。本や教材に比べて、時間も節約できますし、経済的です。ぜひ試してみてください。
業務効率化したいなら、まずはエクセルマクロを勉強してみよう
僕はエクセルマクロで業務効率化してきました。ですので、これからマクロを作りたい！という方を見ると、本当にうれしく感じます。しかし、一方で途中で挫折してしまう方を多く見てきました。これは、マクロの勉強のしかたを間違えているからです。
どんなにやる気があっても、勉強のしかたを間違えると、挫折してしまうのも無理はありません。マクロを習得するには、学んですぐに業務効率化をやってみること、改善効果を感じることです。しかし、業務改善で効果が出るのは、どの業務を効率化するか？ で決まります。私自身、これに気づいたおかげで、年間100時間を超える改善効果をあげることができました。
繰り返しになりますが、エクセルマクロを本当に活かせる仕事は、マクロを作る前に決まっています。しかも、それを実現するための勉強量もわかっています。初心者ならば、マクロを使って、効率化の効果が大きい仕事を狙うことをオススメします。
まずは、やってみることです。こちらの記事を読んでエクセルマクロの使い方を学んでみてください。
もし、「何から手をつければいいの？」「習得までにどれくらい時間がかかるの？」といったギモンがあるなら、こちらの記事がおすすめです。もう少しマクロに関する知識を深めてみてください。
ぜひエクセルマクロを実践して、業務効率化にチャレンジしてみてくださいね。