キャパオーバーで仕事が終わらない5つの原因｜5つの解消法でストレスなしで家に帰る

会社で働いていると、自分の手に負えない量の仕事を抱えてキャパオーバーになることがあります。

実際、以下のような経験をした人は多いはずです。

しかし上記のように感じても、どのように解決すればいいのか知っている人は多くありません。

そこで、この記事では以下についてお伝えします。

それでは以下で詳しく説明していきます。

キャパオーバーの意味とは？　私が仕事でキャパオーバーになったときの話

キャパオーバーとは、自分の許容量を超えてしまっている状態のことです。

自分がこなせる以上の業務を抱えていたり、自分の能力を超える仕事を求められている状況です。

たとえば毎日残業を続けたり、休日出勤したりしないと仕事が回らないときはキャパオーバーになっている可能性が高いです。

実際、私もキャパオーバーになったことがあります。入社4年目の頃の話です。

ある程度仕事ができるようになり、部門の重要プロジェクトにアサインされました。

業務量は膨大で毎月80時間くらいの残業でこなしていました。

さらに同じ時期、部署内の管理業務を任されました。

いろいろな人から相談がきます。ただでさえ業務が大変なので断りたいのが本音でした。

ただ、断ったら相手に悪い気がしてすべて引き受けてしまっていました。

その結果、残業時間はさらに増えていったのです。

しかし苦しくても、「自分で何とかしなくては！」と思い、他人に助けを求めることができませんでした。

その一方で、「なぜ自分ばかり、こんな大変な目に合わなきゃいけないのだ」とイライラして被害者意識を感じていました。

振り返ってみると、この時期の私はキャパオーバーでした。

この状態が3か月ほど続いた後、私は仕事で大きなミスをしてしまいました。

さすがに上司も私の状態に気づき、業務量を調整しキャパオーバーは解消されました。

しかし、もっと早くキャパオーバーのサインに気づき対策をとれていれば、「このようなミスは起きなかったのに」と思いました。

このときの経験から、キャパオーバーに陥る前に自分で気づき、対処することが大事だと学びました。

そこで、キャパオーバーにならないようにするために心理学から仕事術まで勉強を始めたのです。

思考停止やうつになる前に気づく！　キャパオーバーのサインや兆候

キャパオーバーのサインや兆候には上記の3つがあります。以下で詳しく説明していきます。

サイン1｜「なぜ自分ばかり」とイライラする

多くの業務を抱えたり、自分の能力を超える仕事を求められたりすると、「なぜ自分ばかり」とイライラしてしまいます。

このイライラは、自分が人に認められたいと思うことが原因です。

たとえば限界を超えないレベルの仕事量であれば、キャパオーバーによるイライラは起こりません。

それは、今の自分でも十分にこなすことができるからです。

しかし能力を超えるような仕事を依頼されて、それをこなせないとします。

そうすると、自分ができない人間というレッテルを貼られると考えてしまいます。

また仕事がこなせないことで、人の期待に応えることができないことを不憫に感じてしまうこともあります。

同時に、業務がパンクしていることを伝えると「自分は無能だ」と認めることになると感じるため、自分の中に葛藤が生じます。

この葛藤が苛立ちにつながっていくのです。

そして、自分より仕事量が少ない人を見て「なぜ自分ばかりがこんな目に合うのだ」とイライラしてしまいます。

この状況を冷静に考えることができれば、自分の状況を正直に説明して「他の人にお願いできませんか？」と伝えることで解決できることは少なくありません。

しかし、人に認められたいと思う気持ちがあると、なかなか人に相談できません。

実際、私もキャパオーバーになったときには「なぜ自分ばかり」とイライラしていました。

そのため、責任を他人に転嫁し、「なぜ自分ばかり」と思うのです。

たとえば余裕がありそうな同僚を見ると、「なんでアイツは余裕あるのに、自分ばかりこんな業務量をこなさないといけないのだ」と思っていました。

また、上司に対しても、「なんで自分ばかり、こんなに多くの仕事を押し付けるのだ」とイライラしていました。

さらに、相談をしてくる同僚に対しても、「こんなに忙しいのに、なんで相談にくるの」と感じていました。

このように「なんで自分ばっかり」とイライラするのは、キャパオーバーのサインです。

サイン2｜どうでもいいと思考停止になる

キャパオーバーの状態が続くと、「どうでもいい」と感じ、思考停止状態になります。

「こんなにたくさんの仕事を投げてくる上司や同僚が悪い」と考えて、無責任な考えになってしまうのです。

この状況に陥るのは、自分の力では状況をコントロールできないと思ってしまっているからです。

たとえば、自分の能力を超える目標を課されることがあります。

何とかしようと努力をして、がむしゃらに頑張り、それでも一向に目標に到達できる見込みがありません。

そのようなとき、「どうせがんばってもムダだから、どうでもいい」と感じてしまいます。

実際、私もキャパオーバーになったとき、どう対処してよいかわからず思考停止状態になったことがあります

最初のうちは、何とかしようと自分なりに工夫をしていました。

しかし、一向に状況が改善されないため次第に投げやりになり「どうでもいいや」と思い、あきらめかけていました。

今になって振り返ると、「やることが多い」や「とにかく忙しい」と考えていただけで、仕事の優先順位付けはもちろん、周囲への協力要請を考えていませんでした。

ただただ「やることがたくさんある」とばかり考えて、苦しんでいたのです。

サイン3｜残業やストレス（うつ）で体調不良になる

このような状態が続くと、残業やストレスで体調不良になります。

なぜなら、人は過剰な残業やストレスに長時間さらされるのに耐えられないからです。

たとえば、労働時間の精神疾患への影響を調査した研究で、残業時間が増えるほど抑うつ感が増えるという結果が得られています。

この状態が続くと過労死のリスクが増えることになります。

厚生労働省の通達でも、過労死ラインとして、月当たり80時間以上の残業が目安とされています。

実際、残業80時間以上が続いていた同僚は体調を崩し1か月程度、会社に来られなくなってしまっていました。

このようにキャパオーバーがつづくと、体調不良をなってしまう危険があります。

なお、ここまでのサインは私の経験に基づくものであり、医師の見解ではありません。本当にまずい場合は医療機関の診断をうけることをおすすめします。

さて、ここまでキャパオーバーのサインについて紹介してきました。

しかしキャパオーバーのサインは結果であって、原因ではありません。

そして原因を特定し対処をしなけれれば、状況を改善することはできません。

そこで、キャパオーバーになる原因を紹介します。

キャパオーバーになる5つの原因

以下で詳しく解説していきます。

原因1｜完璧主義になっている

完璧主義の人ほどキャパオーバーになりがちです。

なぜなら、他の人の仕事を引き受けてしまうからです。

自分の仕事で手一杯の状態で、他の人の仕事を引き受けたらパンクしてしまうのは当然です。

たとえば、完璧主義の人は仕事ができない人をみて自分がやらないといけないと思ってしまいます。

実際、私も完璧主義のせいで業務量を自ら増やしてしまっていたことがあります。

同僚で仕事ができない人を見ると、「もっと、こうすれば結果が出るのに」と思い自分が手を出してしまっていました。

気が付くと、同僚の仕事まで私が引き受けてしまっていました。

その結果、自分がやるべき仕事に手が回らなくなってしまっていました。

このように完璧主義のせいで人の仕事にまで手を出してしまうと、キャパオーバーになってしまいます。

原因2｜性格上、仕事を断れない

性格的に仕事を断れない人は、「これをやってほしい」と言われたら、ついつい引き受けてしまいます。

断ると相手に悪いと思ってしまうのです。

その結果、断れない性格の人は仕事を抱えてしまいがちです。

たとえば上司から、自分に直接関係ない仕事に関し「この資料をまとめておいて」と頼まれたとします。

性格的に仕事を断れない人は、このような頼み事をすべて引き受けてしまいます。

その結果、業務量が増えてしまいキャパオーバーになってしまうのです。

実際、私も断るのが苦手な性格です。「困っている人は助けるべき」と考えてしまうからです。

「ヘルプしてほしい」と言われた人のお願いを断るのは、どうしても気が引けます。

実際、私が部署内の管理業務を任されたときのことです。

毎日、いろいろな人が相談にきました。一つ一つはそれほど大変ではなく、断るのも申し訳ないと思い全て引き受けていました。

しかし当時を振り返ると、私がやらなくてもよい仕事も引き受けてしまっていました。

一つ一つの仕事量は多くなくても、積み重なるうちに業務量が膨れ上がりキャパオーバーになってしまいました。

このように性格的に仕事を断れない人は、依頼された仕事をついつい引き受けてしまいがちです。

原因3｜優先順位をつけるのに失敗している

キャパオーバーになっている人は、仕事の優先順位づけに失敗していることが多いです。

具体的には本質的な仕事ではなく、ムダな作業に時間をかけてしまうことを指します。

たとえば売上につながらない仕事は時間をかける必要はありません。

わかりやすい事例でいえば、社内資料にも関わらず、「てにをは」を気にしすぎたり、プレゼン資料の見栄えを気にしたりして時間をかけてしまうことです。

これらは、売上に直接的につながりません。売上につながらない仕事は、基本的に優先順位は低いです。

しかし多くの人は、ムダな仕事に時間をかけてしまうものです。

実際、私がキャパオーバーになっていたときも、仕事の優先順位づけができていませんでした。

たとえば、プロジェクトの成果につながらない、不必要なデータ整理に時間を費やしていました。

また、会社内のミーティングの資料を時間をかけて作成していました。

そのため、自分で仕事量を増やしてしまっている状態でした。このように、仕事の優先順位をつけられないとキャパオーバーに陥りがちです。

原因4｜スキルや知識が不足している

スキルや知識が不足していると、仕事に時間がかかってしまいます。

たとえば、エクセルの関数を知らずにデータ整理をすると、無駄に時間を費やしてしまいます。

あるいは、仕事の進め方や作法を知らないと、無駄な時間を使ってしまうことがあります。

この場合は、勉強すれば解決します。

実際、私はかつてプレゼン資料の作り方がわからずに途方に暮れたことがあります。何度も作成しては上司にダメ出しをされ、投げ出したくなっていました。

いま思い返すと、プレゼン資料の作り方の作法を知らなかっただけでした。

このようにスキルや知識が不足していると、仕事に時間がかかってしまいます。

原因5｜人手不足でまわっていない

シンプルに人手不足の場合も、キャパオーバーになりやすいです。

この場合、組織全体がキャパオーバーになっている可能性があります。

急成長している産業や、中小企業は人手不足になりがちです。

また、コストカットのためにリストラを続けた企業なども人手不足になっていることが多いです。

たとえば運輸業界は、増え続ける荷物や再配達のせいで、構造的な人手不足に陥っています。

そのため、この業界で働く人や組織はキャパオーバーになってしまっています。

実際、入社した当時、私が働く業界は急成長していました。

私は研究所で開発を担当していましたが、次から次へと開発案件が生まれ、常に人が足りない状態でした。

あるプロジェクトが炎上して、他のチームから人を連れてこようとしても、そのチームもすでに限界まで仕事をしているので人を回せません。

部署全体が人手不足になっていました。

会社としては、売上が伸びるので喜ばしいことですが、現場は人手不足が続くと疲弊していきます。

ここまで原因を紹介していきました。それでは、これらの原因を解決するための対策について以下で紹介していきます。

キャパオーバーを解決する5つの対策

対策1｜スキルアップして仕事を早くする

スキルアップして仕事を早くすることはキャパオーバーの対策につながります。

なぜなら、仕事を早く終わらせることができれば、時間の余裕を持てるようになるからです。

2時間かかっていた作業が、スキルアップにより1時間でできるようになれば、1時間分の余裕が生まれます。

たとえば、パソコンでデータ整理をしているとき、繰り返し同じ操作をすることがあります。

この場合、エクセルのマクロを習得して自動化すれば、作業時間を短縮することができます。

実際、私の同僚はエクセルのデータ整理に時間を取られていたため、エクセルマクロを習得し作業時間を大幅に短縮していました。

このように、スキルアップして仕事を早くすることはキャパオーバーの対策につながります。

以下でスキルアップに関する記事を紹介しています。

対策2｜仕事の進め方を変える

仕事の進め方を変え、ムダな仕事をやめることも重要です。

なぜなら、本当に結果につながる仕事は意外と少ないからです。

パレートの法則と呼ばれる経験則があります。

「仕事の成果の8割は、費やした時間の2割で生み出している」というものです。

逆に言うと、費やした時間の8割は仕事の成果の2割にしか繋がっていないということになります。

たとえば、会社の会議の多くはムダです。とくに形骸化（けいがいか）した会議はムダばかりです。

かつては必要だった会議も、惰性で残っているものは少なくありません。

実際に、私の職場であった事例を紹介します。あるプロジェクトに参加したときのことです。

これは複数の部署にまたがる横断チームのプロジェクトで、定例会が設定されていました。

プロジェクト発足時には、プロジェクトの方向性が定まっていなかったため、定例会で情報を共有しその場で意思決定していました。

しかし現場が判断して仕事を進めることができるようになると、定例会での情報共有は「自分の知らないことを知りたいだけの会議」になっていきました。

当然ですが、知らないことを知ったとしても、それで何かが良くなるわけではありません。

実際、定例会に参加しても、参加者も状況が分かるだけで、意思決定につながるわけでもありませんでした。

それでも「定例会があるから」という理由で、会議に向けて資料作りを続けていました。

しかし、「自分は何のために頑張って資料を準備しているのだろう」と疑問を持つようになりました。

あるとき、これは非常にムダなことだと考え、プロジェクトリーダーに定例会を廃止することを提案しました。

ただいきなりやめるのではなく、毎週だったものを2週間に1回、月に1回と頻度を減らしました。

頻度を減らしても、特に問題は生じなかったので「定例会」を廃止することにしました。

そして、必要な情報はメールのやり取りで行い、大事な意思決定が必要なときだけ、会議を招集するスタイルに変えました。

その結果、ムダな資料を作る時間を削減でき、定例会に追われていたスケジュールにもゆとりが生まれました。

このようにゼロベースで仕事内容を見直し、ムダな仕事をやめることは重要です。

仕事の進め方を見直すなら、以下の記事がおすすめです。

対策3｜完璧主義を捨てて人に任せる

人に任せることもキャパオーバーを防ぐには有効です。

なぜなら人に仕事を任せることで、より重要な仕事、自分の得意なことに集中することができるようになるからです。

そして人に仕事を任せるには、完璧主義を捨てることが必要になります。

その理由は、人に仕事を任せたときには、自分が求めるクオリティ以下の成果物が出てくることが多いからです。

たとえば部下に仕事を任せると、期待するレベルの成果が上がることはほとんどありません。

おそらく出てくる成果は、あなたの基準の6割程度のレベルで、時間も2倍くらいかかるでしょう。

あなたは、その仕事に慣れていて、部下は慣れていないので当然です。

完璧主義の人は、このような状況に耐えられません。

仮にいったん部下に任せても、成果物を見ると「こんなレベルは許容できない」「自分でやった方が早かった」と思ってしまい、自ら手を動かして作業をしてしまいます。

しかし、全てを自分がやろうとしてしまうと、いつまでたっても余裕は生まれず常にキャパオーバーの状態が続くことになります。

実際、私も管理職になりたてのころ、部下に仕事を任せるのが苦手でした。

部下に仕事を丸投げして、出てきた結果を見て「これなら自分がやった方が早かった」と思ったことがあります。

また、あまりに細かく指示を出してしまい、部下のやる気を損ねてしまったこともあります。

そして、結局自分が手を出してしまい自らキャパオーバーの状況を作り出していました。

しかし、完璧を求めるのをやめてから人に仕事を任せられるようになりました。

最初に要点だけを示し、具体的な進め方は部下に任せ、途中段階で何度かフィードバックを繰り返す方法をとりました。

その結果、自分の求めるクオリティに満たないことはあるものの、おおむね満足いく結果が得られるようになりました。

そして、部下に仕事を任せられるようになったため、自分は別のことに時間を使えるようになりました。

このように、完璧主義を捨てて人に仕事を任せることにより、キャパオーバーを防ぐことができます。

完璧主義を捨てるには以下の記事がおすすめです。

対策4｜正しい仕事の断り方を実践する

依頼された仕事を断ることもキャパオーバーを防ぐことにつながります。

なぜなら、上司や同僚は軽い気持ちで仕事を依頼することがあるからです。

仕事を断ることは、自分のキャパオーバーを防止するだけでなく、ムダな仕事をなくすことにも効果があります。

たとえば上司や同僚に仕事を依頼する理由を説明をしてもらうことで、本当に必要な仕事かどうかを考えてもらうきっかけを作ることができます。

それでも必要であれば、重要性も含めて説明してくれるはずです。

もし相手が軽い気持ちで依頼している仕事であれば、ムダな仕事を一つなくすことができます。

このように仕事の重要性を考えるきっかけを相手に与える点で、効果があるのです。

ただ大切なのは、断る際には正しい仕事の断り方を実践することが重要です。

仕事を断り方が下手な人は、人間関係を壊すようなやり方をしてしまうからです。

たとえば、正しい仕事の断り方として、アサーティブに断る方法があります。

アサーティブに仕事を断ることを覚えると、キャパオーバーを未然に防げるようになります。

アサーティブな仕事の断り方を含めて、以下の記事で紹介しています。

対策5｜転職する

対策1～対策4を実践しても、キャパオーバーになる場合は、仕事を辞めることを考えてもよいかもしれません。

なぜなら、会社自体に問題がある場合、いくら自分が努力してもキャパオーバーを解消できないからです。

たとえば、慢性的に長時間労働を強いられる、いわゆるブラック企業である場合です。

あるいは、仕事で求められることと、自分の能力のギャップが大きくミスマッチが生じている場合も転職を考えてもよいでしょう。

実際、あるコンサルティング会社に転職した知人は、慢性的な長時間労働を強いられていました。

さらにコンサルティング会社で求められるスキルと、その知人の能力にギャップがあり、いくら努力しても結果を出せない状況に陥っていました。

知人は社会人としての能力は高かったので、転職をして今では別の会社で活躍をしています。

このように、どうしようもない状況に陥ったときは転職をすることでキャパオーバーを解消する手もあります。

転職については、以下の記事がおすすめです。

解決策を実践する

ここまでキャパオーバーの原因と対策を解説してきました。

しかし、記事を読んだだけではキャパオーバーは解消されません。なぜなら実践することが大切だからです。

たとえばスポーツも同じです。

野球でカーブを投げる方法を、いくら本で学んだとしてもできるようになりません。

繰り返し実践することで、初めてカーブを投げられるようになります。

これはスポーツに限らず、全てのことに当てはまります。

実際、この記事で紹介した対策は自分で調べたり先輩から教えてもらったりしたものです。

しかし、実際に自分で実践するまでは本当の意味で自分のものになりませんし、キャパオーバーも解決されませんでした。

そのため、私がお伝えしたいのは実践あるのみということです。

逆に言えば、この記事を読んでも実践しなければ、まったく意味がないのです。