パソコンスキルの教科書

このように直観的に分かりづらいフロー図は良いとは言えません。

そのため、フロー図は上から下に時系列と共に流れ行くのがポイントです。ここでは、上から下に書きましたが、左から右に書いても問題ないです。

要は時系列を意識して、直観的に分かるようにするのがコツです。

ポイント2|助詞を入れない(文字数を減らす)

助詞を入れないこともポイントです。これは、ポイント1と同じく直観的に見やすくするのが狙いです。

例えば、「確認する」といった文章にしてしまうと、文字が多く読みづらくなります。また、文字数が増えるとフローに書いているテキストボックスが大きくなってしまいます。

そうすると、読みづらい箇所に目がいってしまい全体を見てもらいづらくなります。

そのため、最低限理解できる文字数で書くことが大切です。具体的には、以下のことは意識するといいでしょう。

・欲しい商品を選ぶ→商品選択
・お金を入れる→お金投入
・お金を回収する→お金回収

ポイント3|基本の記号を使う

フロー図で使う基本の記号があります。このとき、何も考えずに記号を使っていると疑問を持たれることがあります。

例えば、フローチャートに慣れている人は長方形とひし形を明確に使い分けます。

一般的に長方形はプロセス(タスク)で、ひし形は判断を伴う分岐として使用されます。

ただ、私は何も考えずに記号を使ってフローを作成していました。実際、全て長方形でフローを書いていたのです。

そして、他の企業の人と仕事をしていたとき、「なぜ長方形なのに判断を伴う分岐として使用されているのか?」と問われたことがあります。

このように、何も考えずに記号を使っていると疑問を持たれることがあります。

そのためよく使われる記号は、その記号が一般的にどのような意味で使われるかを理解しておくのが大切です。

しかし、他のサイトでは見ると覚えるべき基本記号を数多くあるように思えます。実際、中には20、30を超える数の記号を紹介しているところもあります。

ただ、覚えるのは基本の記号で十分です。具体的には以下の5つは使えるようになれば十分です。

f:id:gene320:20180808215414p:plain

上記の5つは覚えればいい理由は簡単です。実際に使うのは、上記の5種類だからです。使わないものを覚える意味がないのです。

逆に、使う記号の種類が増えるほど何を意味する記号か分かりづらくなります。実際、何十もの記号を理解している人はほとんどいません。

そのため、覚えるのは上記の基本記号で十分です。

ポイント追加|役割で分ける

以下の図のように役割を分けると、分かりやすいフローにすることが可能です。

なぜなら、フロー図を確認する人は何が知りたいかというと、「自分は何をする必要があるか?」だからです。

したがって、自分がどの役割で何をすればいいのかを一目みて分かるフロー図があると喜ばれます。

具体的には以下のような分けておくといいです。

●良い例
f:id:gene320:20180606224145p:plain

●悪い例
f:id:gene320:20180606231502p:plain

ポイントは、役割を線で区切っておくことです。そうすることで、「誰が」、「いつ」、「何を」するのかが分かりやすくなります。

まとめると、分かりやすいフローチャートにするためのコツは以下の3つ(+1)です。

ポイント1|フローは並列に書かない(時系列が分かるようにする)
ポイント2|助詞を入れない(文字数を減らす)
ポイント3|基本の記号を使う
ポイント追加|役割で分ける

ぜひ、意識しながらフロー図を作成してみてください。

エクセルでフローチャートを書くなら、こちらの記事からダウンロードできます

もしフローチャートを実際に書きたいのであれば、以下の記事で解説しています。

ぜひこちらを読んでみてください。エクセルでフローチャートを作成する方法から使い方まで詳しく紹介しています。

フローチャート(フロー図)を作成できるエクセルフリーテンプレート|マクロVBAを活用
フローチャートを作成できるソフトやアプリは数多く紹介されています。しかし、それらのソフトはインストールする手間がかかったり、使い方を覚えるまでが面倒だったりすることが多いです。 その原因は、使い慣れていないソフトやアプリ […]

上記の記事で紹介しているエクセルのフローチャートの使い方は以下の動画で説明しています。

ぜひご覧ください。

youtu.be

仕事を自動化できればフローチャートは要らない

ここまで、フロー図の書き方のポイントについて記載してきました。しかし、フロー図を作っても確実に仕事がやりやすくなるわけではありません。

なぜなら、フローチャートは人にわかりやすく説明するためのものに過ぎないからです。説明が必要な仕事をしている限り、人為ミスはどうしても発生してしまいます。

たとえば、月末処理で何百、何千といったデータを処理する仕事があります。このような仕事は、フローチャートで仕事の流れがあったとしても必ずミスが生じます。

このとき、ダブルチェックをしたり確認部署をフロー図に入れることで対策を講じる会社があります。

しかし、ダブルチェックや確認部署をフロー図で明確化したところで、ミスは減るでしょうか。おそらくなくならないでしょう。

フローは視覚的には分かりやすいですが、作業する人の負担を減らしてくれるわけではないのです。

そのため、フロー図があっても、人為的ミスがゼロになることはありません。

そこで、人為的なミスがなくならない場合はエクセルマクロのような自動化ツールを活用して、人の作業そのものを減らすことを検討することをお勧めします。

エクセルマクロについては、こちらの記事で解説していますので、あわせて読んでみてください。

●エクセルマクロで「できること」とは?
●エクセルマクロとは? メリットや利点を解説
●エクセルマクロのサンプルファイルを無料ダウンロード

フローチャートに加えて、業務手順書も作成してみよう

フローチャートは、仕事全体の概要を図にしたものです。

しかし、仕事全体で引き継ぐことを考えるなら、手順書や業務マニュアルを作成しておくことをお勧めします。

そうすれば、仕事の引き継ぎが簡単になります。以下の記事で説明していますので、合わせて読んでみてください。

●業務マニュアル・手順書の作成方法
●業務マニュアル作成の目的とは?
●読まれる手順書を作るコツ
●業務チェックリストの作成のポイント

仕事のスピードをあげたいなら、パソコンスキルを高める

フロー図の作成方法を紹介しましたが、フロー図を作成するときパソコンスキルが高いと作成速度を上げることができます。

そのため、パソコンスキルを高めておくと仕事をスムーズに進めることができるようになります。

もし、パソコンスキルについてコツやポイントを知りたいなら以下の記事もお勧めです。

●パソコン操作が早くなる20のコツ
●パソコンスキルを学ぶなら何か学ぶ? 習得方法や学習方法を解説
●求人欄のパソコンスキルはどのレベルか?
●タイピングを早くするためのコツ
●タイピングができるようになった人のビフォーアフターとは

仕事を効率化したいなら、業務効率化のスキルを磨こう

業務のフロー図の作成方法を紹介しましたが、フロー図作成の目的は仕事を早く行うことにあります。

そのため、フロー図作成以外の仕事の効率化スキルを学んでおくと、さらに仕事をスムーズにこなせるようになります。

もし、仕事を早く行うためのコツやポイントを知りたいなら以下の記事もお勧めです。

●多くの企業で採用されている業務効率化の事例
●仕事のムダの見つけ方
●業務効率化のテクニックやアイデアの出し方
●単純作業やルーティン業務から抜け出したい人のための仕事の仕組み化の方法
●仕事の失敗を防ぐためのリスクマネジメントのポイント
●納期遅れをなくすための仕事の段取りテクニック
●仕事ができる人の議事録の作り方とは? 書き方のコツを紹介
●マウスを使わないでPC操作を行うためのテクニック集

業務手順書を一緒にフローチャートを書こう

ここで紹介した3つのポイントを意識すれば、見やすいフロー図を作成できます。

しかし、これらのポイントを知っているだけでは分かりやすいフローチャートを書けるようにはなりません。

なぜなら、実際に周囲の人に使ってもらって初めて、分かりやすいものを作れているかどうか分かるからです。

例えば、野球の試合を見ただけでホームランを打てるようになることはありません。実際にバットを振って、三振を経験しながら少しずつホームランが打てるようになっていきます。

これはフローチャート作成も同じです。ここで紹介したポイントを意識して「どうすればもっと良くなるか」を考えて実践することが大切です。

ぜひ、この記事を読んだあなたがフローチャートを作成して、スムーズに仕事をこなせるようになってほしいと思います。