しかし、そもそも「効率化」や「効率的」とは、どういう意味なのでしょうか？
そもそも「仕事の効率化」の考え方や指標とは？
「効率」とは
「効率」の意味
（費やした労力に対する）仕事のはかどりぐあい。仕事の能率。 「 －のよい作業方法」
カンタンに言えば、効率の指標とは、労力を少なくしながらたくさんの仕事をこなすことです。
これを理解しないまま「効率化」という言葉を使うと、個人の感覚をもとにした「効率」を行ってしまいかねません。
そのため、効率化という言葉ではなく、効率化とは、労力を少なくしながら、仕事をはかどらせること、と理解しておくことが大切です。
効率化のメリットとは？
仕事を効率化することのメリットは、単位時間あたりの生産性が上がることです。仕事の生産性があがれば、周囲から評価されやすくなります。
また、仕事を自動化できれば、あなたが作業をしなくても、仕事が進んでいく仕組みを作ることができます。
そうなれば、たとえあなた自身が、休んでいたり、他のことをしていても、生産性を維持することが可能になります。
もちろん、デメリットもあります。仕事が増えてしまう場合があることです。これについては、後述していますので、ぜひ読みすすめていってください。
もし、自分の職場が生産性の低い職場かどうかを見極めたいなら、以下の記事がお勧めです。
それでは、これから具体的な効率化のワザを紹介していきます。ぜひこのまま読み進めていってください。
今すぐデキる！パソコン(PC)の設定を変えて事務作業を効率化する方法4つ
今すぐに、作業を効率化したい！と感じているあなたへ、オススメの方法を4つ紹介します。
設定で効率化1｜よく使うフォルダに一瞬で移動｜デスクトップのフォルダ整理術
あなたは「よく使うフォルダ」ってありませんか？
実は、そのフォルダに一瞬で移動する方法があります。あなたがyahooを開いていたとしても、youtubeを見ていたとしてもです
その方法とは、目的のフォルダをショートカット登録することです。
仕事が速い人は、マウスを使わずに、キーボードだけで目的のフォルダに一瞬で移動するワザを使っています。
登録のやり方(マニュアル)は、詳しくは、こちらで紹介していますので、ぜひ合わせて読んでみてください
また、デスクトップがファイルだらけになっているのではあればこちらの記事もオススメです。デスクトップをキレイにする方法を紹介しています。
設定で効率化2｜よく使うフレーズはIME登録する
「ありがとうございます。」
「お疲れ様です。」
「お世話になっております。○○でございます」
ビジネスでは、こんなフレーズをよく使いますよね。これってすべてキーボードで入力するのって面倒ですよね…。
しかし、安心してください。仕事ができる人は、こんなよく使うフレーズは全て入力していません。あるワザを使って省略しています。
それはIME辞書登録です。
この方法を使えば、「ありがとうございます」と全てタイプする必要はありません。「あり」とタイプすると、予測候補として出てきます。
ちなみに、私はこんな感じで登録しています。
「あり」と打つ→「ありがとうございます。」
「おつ」と打つ→「お疲れ様です。」
「おせわ」と打つ→「お世話になっております。○○でございます」
あなたのパソコンで登録する方法はコチラの記事で紹介しています。詳しい解説付きですので、ぜひ読みながらガンガン登録して、仕事速度を加速させましょう！
設定で効率化3｜Google Chrome/Firefoxを使う。IEを使わない
あなたはインターネットを使うときに、どのブラウザを使っていますか？ブラウザとは、ふだんインターネットでページを閲覧するときに使っているソフトを指します。
例えば、主にはIE(Internet Explorer)、Google Chrome、Firefoxといったところが有名です。
ここで、驚くべきはGoogle Chrome、Firefoxを使っている人は、IEを使っている人より、仕事が続いたことが分かったのです。
僕自身、Google Chrome、Firefoxを併用して使っています。これは、IEが低速なのと、挙動が不安定なる時があるからです。
実際に、NetMarketShareによるとGoogle Chromeを使うユーザーが41.6%でもっとも多いと言われています。ぜひ、Google Chrome/Firefoxを使いましょう！
設定で効率化4｜マウスを使わずにフォルダを開く
下の画像、フォルダの名称に何か違和感を感じませんか？
実は、フォルダ名称の先頭が半角英数字になっています。
このようにフォルダやファイルの名前の最初を半角英数字にしておくことで、マウスなしで、フォルダやファイルを選択できるようになります。目的のフォルダやファイルに選択したところで、Enterを押すと、目的のフォルダやファイル開くことができます。
このように、フォルダ名称の先頭文字のキーをタイプすることで、移動できます。キーボードだけで移動できるので、仕事が加速します。
フォルダの操作を早めるテクニックは以下でさらに詳しく解説しています。
「仕事の道具」や「集中力アップ」で効率化する方法5つ
作業の環境を変えることで、集中力をあげたり、仕事の道具やグッズを整えることで、効率化することができます。一つずつ紹介していきますね。
道具1｜パソコンのディスプレイを2台つなぐ
デュアルディスプレイという言葉を聞いたことがありますか？
デュアルディスプレイとは、パソコンのディスプレイを2台つなぐことです。
実は、デュアルディスプレイの威力はすさまじく、こんな記事もあります。
実際、僕はデュアルディスプレイを使っています。17インチと29インチのモニターをつないで使っています。
もし、デュアルディスプレイを使うなら20インチは欲しいところです。大きい方が、画面を広く使えます。オススメはこちらです。
HDMI,VGA,DVI端子を使用できるので、パソコンとつなぐケーブルの種類で困ることは少ないでしょう。
また外出時は、15.6インチ(ワイド)のポータブルディスプレイを携帯しています。これで、外出していても、デュアルディスプレイで仕事ができるようにしています。
スタバで、デュアルディスプレイとして利用したり、縦に使うことで、ブログを書くときも、重宝しています。
道具2｜雨の音楽(BGM)を聞く
オーストラリアのニューサウスウェールズ大学の研究チームが行った以下のような実験があります。
研究チームを率いるジョセフ・フォーガス（Joseph Forgas）氏によると、荘厳なクラッシック音楽がかかり、寒くて風が強く雨が降っている場合のほうが、太陽の輝くよい天気のときよりも、記憶力が3倍よかったという。また雨の日に買い物をした人のほうが、カウンターに置かれていなかった小物が存在していたように勘違いする確率が低かった。「悪天候で暗い気持ちになると記憶力が高まると予想していたが、その通りの結果が得られた」と、フォーガス氏は語る。
引用元（AFP｜天気が悪いほうが記憶力が高まる、豪大研究結果）
このように、雨を聞きながら記憶力がアップするという報告がされています。
こちらの音源は、ただただ180分間、ずーっと雨音が流れる動画です。何かに集中したいときは、この音源を聴きながら仕事に取り組むのがオススメです。
雨の音源はコチラ
道具3｜仕事とプライベートで同じパソコンを使う
あなたは仕事とプライベートで、異なるパソコンを使っていませんか？
会社では、lenovo製PCを使って、プライベートではMacなんて人は、意外と多かったります。
実は、この違いが効率化に響いてきたりします…
というのも、lenovo製PCとMacでは、キーボードの位置だけでなくショートカットキーも異なるからです。
僕は以前、会社で働いていたとき、仕事もプライベートもlenovoを使うようにしていました。そうすることで、仕事もプレイべートも同じキーボード配置で使用できるんです。
つまり、仕事で鍛えたショートカットキーやタイピングのスキルをそのままプライベートでも応用できるようにしていました。しかもプライベートで鍛えたパソコン操作がそのまま仕事でも活きてきます。しかし、仕事でwindows、プライベートでMacを使う環境を作ってしまうと、windowsとMacの操作性に慣れるのは時間がかかるので、しんどい思いをします。
ですので、仕事とプライベートで、同じパソコンを使うと、おトクです。
道具4｜疲れがたまりにくい姿勢を維持できるイスを使う
パソコン仕事をしていると、イスに座ることが多いので、姿勢が悪くなりがちです。そこで、姿勢を維持できるイスを利用することをオススメします。僕自身、イスを変えてから、仕事がはかどるようになりました。パソコン仕事を一日4時間以上するなら、使うイスは考えた方がいいでしょう。オススメの椅子はコチラです。
イスにクッションを引くだけでも、負担が減りますので、パソコン仕事の負担を減らせます。こちらのクッションもかなり使えます。
道具5｜ビジネスバッグに収まる仕事を効率化するグッズ
ビジネスに役立ち上に、バッグに入るコンパクトなグッズを紹介します。
リビングで仕事ができるスティック型PC
テレビにHDMI入力端子に接続できるタイプのスティック型パソコン。ホテルや家のテレビで作業をしたり、会社のプロジェクターに接続することでプレゼンすることもできます。
収納カンタン！平たいマウス
このマウスは、ボディを折り曲げることができます。なんと、この折り曲がりで電源のON/OFFを切り替えます。折り曲げると、電源ON。平にすると電源OFFになります。電源OFF時は、厚さ15mmでかさばりません。
タブレットをサブモニターに
タブレットやスマホをPCとドッキングするグッズもあります。これで、出先でもサブモニターを利用できます。
「作業の環境」を変えて効率化する方法
あなたのデスク回りは、書類や本が山積みになって、引き出しの中は、乱雑にものが詰まっていませんか？この状態では、必要な資料や道具を探すのに時間がかかってしまい、仕事の効率が落ちてしまいます。
そこで、ここでは作業するデスクの環境を整えて、仕事の効率を上げる方法を紹介します。
デスク回りを整理整頓する
整理整頓とは、不要なものを片付け(整理)て、使いやすいように配置(整頓)することです。以下の4ステップで考えます。
1.外に出す｜要るモノ、要らないモノをすべて一度外に出す
2.分ける｜要不要で分類する
3.減らす｜要らないモノは捨てる。譲渡する
4.しまう｜必要なモノだけを残す
デスクの上からデスクの足元まで、いろいろなモノで散らかっているなら、まずは、この4ステップで、整理整頓をしてみましょう。とくに書類だらけで、「作業スペースが小さい」、「机の上に、資料を重ねておく」などしているなら、ぜひ資料探しのタイムロスを減らしましょう。
書類や作業机を整理方法する使えるグッズ
作業机のスペースを効率的に使うなら
充電しながら、タブレットを見ながら、仕事ができます。スタンドとして活用でき、場所も取りません
書類を整理するなら
資料をまとめるなら、クリアブックがもっとも使いやすいです。かさばりませんので、収納も楽チンです。
足元のスペースを有効活用するなら
社内サンダルなどを利用するなら、シューズホルダーを利用して、足元の収納スペースを上手に活用しましょう。
作業を効率化する便利なフリーソフトツールやアプリ！アイデアをカタチにする方法3つ
アイデアを出すツール、仕事をスピードアップするソフトなどを紹介します。フリーソフトなのに使えるツールも含めてお伝えします。
ツール1｜考えを整理するならマインドマップ
考えを整理するに、もっとも役立つツールの一つが、マインドマップです。
マインドマップは、さまざまなタイプのものがありますが、無料で使えて、しかも高性能のマインドマップなら、Xmindがオススメです。
私はMindjetという有料版を使っていますが、このXmindは、Mindjetの有料版とほとんど変わりません。
もちろん、Mindjetのほうが、使い勝手はいいのですが、考えを整理するだけであれば、Xmindで十分です。
ツール2｜パソコンのスクリーンショットならGreenshot
パソコンの画面をそのまま資料に貼り付けたい、言葉での説明がメンドウ。そんなときは、画面キャプチャーのツールを使いましょう。
もし、画面キャプチャーのツールを考えているなら、Greenshotがオススメです。
Greenshotには、以下のメリットがあります。
・カンタンにインストールできる
・保存がカンタン
・マウスがキャプチャーした画像に残る(ほかのキャプチャーソフトは、マウスが消える)
・画像をすぐに加工できる
・もちろん無料です。
かなり使いやすいので、ぜひGreenshotで調べてみてください。
ツール3｜有料ソフトで一気に効率化
有料ですが、うれしい機能をもつソフトがあります。たとえばPDFをWORDへ変換する機能です。
実は、Adobe Acrobat(有料版)を使えば、一瞬でPDFからWORDに変換することができます。料金は、月額1500円程度です。時給で考えると、たった1時間分です。PDFを使った作業が多い場合には、かなりコスパの良い方法といえるでしょう。
さらに、この有料版を使えば、必要部分だけを黒塗りしてPDF化できるので、情報の漏洩(ろうえい)を防いだりすることもできます。
有料版の価格や機能は、サイトで直接調べることをオススメします。ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか？
スキルアップして、パソコン仕事の早くする方法3つ
パソコンを操作するスキルアップすることで、仕事の効率をグーンと引きあがります。ここでは、効率に効果的な方法に絞って紹介します。
スキル1｜タイピングの速度を加速させる
仕事で、パソコンのタイピングがやたら早い人っていますよね？そういう人って確かにすごいけど、自分はパソコン苦手だし。そこまではできなくてもいいっかな。
そんなふうに思っていませんか？
実は、タイピングが遅いだけで、あり得ないほどの「損」をしています。
あるソフトでタイピング速度を計測してみると、
タイピング速度が普通の人→400
タイピング速度が速い人→800
なんと、タイピング速度としては、2倍程度も早さが違うのです。
タイピングはあらゆるパソコン仕事で必要。メール、プレゼン資料の作成、ワードの書類作りなど、パソコンのタイピングが仕事の速さをきめる要素になっています。
もちろん2,3日という短期間で習得できるものではありません。しかし、1ヵ月程度継続してトレーニングすれば確実に速くできます。
タイピングのスキルを鍛えたい方は、以下の記事で詳しく解説しているので、合わせて読んでみてください。
●タイピングを早くするためのコツ
●タイピングができるようになった人のビフォーアフターとは
●タイピングで指が思うように動かないときの対処法
スキル2｜ショートカットキーでパソコンを操作する
あなたはショートカットキーを習得すると仕事が早くなる！ということを聞いたことがあるかもしれません。
しかし、どれだけ大切だと理解していても、忙しい仕事の中で、ショートカットキーを習得するのは大変・・・
しかし、一度覚えてしまえば、仕事がありえないほど加速します。ショートカットキーを覚えただけで、残業が1日で1,2時間も減ったという事例もあります。
こちらの記事で詳しく解説しているので、合わせて読んでみてください。
●マウスを使わないでPC操作を行うためのテクニック集
●Outlookメール仕事を効率化！時短ワザ
●フォルダ操作をラクにするショートカットキーを解説
●ウェブのブラウザ操作を早くするショートカットを紹介
スキル3｜繰り返し作業をショートカット登録する
エクセルを使っていると、セルを黄色に塗りつぶしたり、セルを結合したり、文字を赤くしたり、そんな作業ってありますよね？
そんな地味に手間な作業も、仕事が早い人は、ある工夫をしています。
たとえば、「エクセルに黄色に塗りつぶす」
私は、この作業に Ctrl + Shift + Y というショートカットキーを割り当てています。そうすることで、Ctrl + Shift + Yを押すだけでセルを黄色に塗りつぶすことができます。
もし、あなたがマクロを全く知らなかったとしても、安心してください。
こちらの記事を読めば、今スグにマクロを利用したショートカットキーを設定することができます。設定方法の詳細なマニュアル付きですので、ぜひ読んでみてください。
パソコンが苦手…でも得意になりたいなら
パソコン操作が苦手だけど、「早くなりたい」「効率的な操作方法を知りたい」なら、こちらの記事がオススメです。
業務作業を定型化して効率アップする方法3つ(事例付き)
ルーティンの作業は、効率化する方法は、いくつかありますが、とくに効果が高いものを紹介していきます。
定型化1｜業務マニュアルで標準化する
異動や業務の割り振りなどで、チームメンバーに仕事を引き継ぐことってけっこうありますよね？
しかし、「引き継いでも、この仕事ってどうやるんですか？」と電話やメールが来て、うまく引継ぎができていない。
そんな状況を改善したい人は、ぜひ業務マニュアルを作成することをおススメします。そうすることで、仕事の引継ぎ不備が少なくなって、ストレスなく新しい仕事に挑戦できるようになります！
業務マニュアルを作るときにコツは、以下の10コです
・どこにあるかわかる
・一瞬で業務マニュアルの場所にアクセスできる
・読みやすいように絵や動画がついている
・文字のフォントサイズや色が変えてある
・業務マニュアルが最新版になっている
・読んでいる内容が、短文で理解しやすい
・わかりやすい表現で、というような抽象的な言葉はない
・報告書はフォーマットAを使う、というような
・必要な資料が何か明確になっている枠で囲われている
・読んでいる担当者のレベルで対応できる
ぜひ業務マニュアルを作成して、業務の平準化にチャレンジしてみてくださいね。以下の記事で具体的な作成方法を紹介しています。合わせて読んでみて下さい。
定型化2｜会議中に議事録を作る(テンプレート付き)
会議では、議事録を作成することがありますよね。会議が終わった後に、議事録を作成しようとしたら、会議の流れや結論を思い出せない…なんて経験があるはずです。
そして、会議の内容を思い出したり、先輩に聞いて回る、、、どんどん仕事が長引いてしまいます。
そこで、オススメなのが、会議中に、議事録を書いてしまうということです。
そのときのコツは、会議が始まる前に、議事録のフォーマットを作成しておくことです。
以下に、このまま使える議事録テンプレートを載せておきましたので、ぜひ活用してみてください。
〇〇議事録
議題：___________________
日時：___________________
出席者：___________________
議論の内容
[前提]
________________________________
[論点]
________________________________
[課題]
________________________________
結論(決定事項)
・
・
上記のように会議を章立てして、議論を箇条書きにしておくと、議事録を作成しやすくなります。
議事録作成のテクニックは以下で詳しく解説しています。ぜひ合わせて読んでみてください。
なお、分かりやすい文章の書き方は、こちらの記事で解説しています。ぜひ読んでみて下さい。
逆にわかりにくい文章については、以下の記事で解説しています。
定型化3｜エクセルマクロVBAでプログラミング
エクセルマクロという言葉を聞いた事がありますか？
ルーティンのワークを自動化するツールです。エクセルを使うことができるなら、無料ですぐに始めることができます。煩わしい仕事を一瞬で片付けることができるようになります
文章で説明するのがムズカシイので、ぜひこちらの動画をご覧になってください。エクセルマクロを使えば、3日の仕事を3分で片付けることができます。
300件以上のデータから、伝票を自動で作成する(2分1秒)
”
”
エクセルマクロVBAを実践してみたいなら、こちらの無料動画がオススメです。私自身、エクセルマクロを勉強してから1ヵ月で、2.5時間分の仕事をゼロにしました。
エクセルマクロVBAを利用して、できることを知りたい方は、こちらの記事がオススメです。
もし、エクセルマクロVBAについて、詳しく知りたい方は、こちらの記事で詳しく紹介していますので、あわせてよんでみてください。
パソコン仕事術を詳しく知りたいなら｜オススメの本を紹介
パソコン仕事術をもっと知りたいあなたへ、オススメ本を紹介します。
こちらの本はamazonでの評価も高く、オススメです。マウスを使わずPCを操作するための「ショートカットキー」、パソコンの「設定」、PCのフォルダやファイルの「整理術」などを詳しく紹介しています。
こちらの本は、ワード、エクセル、メールでの仕事を速くしたい人向けです。仕事を早くするためのショートカットキーの使い方が詳しく紹介されています。
元マイクロソフトでOffice製品の製品責任者として務めていた方が書いています。
「メールを書いただけで、もうランチの時間」「間違った相手に重要なファイルを送ってしまった」「必要なデータを持ってくるのを忘れてしまった…」そんな経験がある方は、この本がオススメです。
これらの本は、読むだけでは習得はムズカシイでしょう。実践しながら、体で習得していくスキルです。
本を読んだら終わりではなく、読みながら、実践することが大切です。
効率化の本について、もっと知りたい方はこちらの記事もオススメです。
効率化したら、仕事が増える？
「仕事を効率化したら、仕事が増えてしまう…」という悩みがあるかもしれません。
正直に言うと、仕事を効率化すれば、その分、時間が出来るので、仕事が回ってくることがあります。仕事が増えることに賛否両論はあるでしょう。
私自身も、効率化を実施したばかりに、新しい仕事が舞い込んだことがあります。仕事の負荷が増えたこともありました。
しかし、仕事を効率化する中で、
・職場の人の仕事を改善して喜んでもらったり、
・スキマ時間に新しいスキルを習得して、新しい仕事へのチャレンジをしたり
・違う部署の人と、仕事をできるようになったり
・上司への提案が通りやすくなったり
とメリットもたくさんありました。
私は、効率化することで、いろいろな経験をできて本当によかったなと思っています。この記事をよんで、実際に行動するかどうかはあなたの考え次第です。
効率化したいなら、目標設定して実践しよう
いかがだったでしょうか？
本やインターネットで紹介されている時短術は、数多くありますが、ここで紹介しているものを使いこなせるようになれば、仕事の速度を一気に早めることができます。
しかし、すぐに使いこなせるようになるには、ムズカシイ…と感じる方もいるでしょう。そのため、まずはここで紹介した時短ワザの中で、「これは！」と思ったモノから試してみていただければと思います。
できれば、目標を設定して「○○までに、△△を覚える」という風に目標設定をすることをオススメします。
パソコンに付箋を貼って、いつでも目に入るようにしておくのもいいアイデアです。
この記事を読んだあなたが、仕事は効率化して、楽しく仕事ができるようになれば、幸いです。
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仕事を効率化するのに役立つ記事は以下で紹介しています。
仕事全般の効率化を目指す
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仕事の自動化や仕組み化を目指す
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